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Fiducia e creatività nel rilancio della meeting & incentive industry

30/09/2020 11:06
Nella tavola rotonda di MARTEDIturismo in collaborazione con Abu Dhabi Convention and Exhibition Bureau emersi punti di forza, criticità e, soprattutto, pressante voglia di fare - di Laura Dominici e Paola Olivari

La meeting industry non sarà più la stessa. Il futuro è già qui ma non deve spaventare e, a dispetto dei disorientamenti attuali, le aziende pongono le basi per fare meglio in futuro e recuperare quel traffico ora bloccato per mancanza di certezze.

Nel corso della tavola rotonda promossa da MARTEDIturismo by Guida Viaggi in collaborazione con Adceb, Abu Dhabi Convention and Exhibition Bureau, costola di Dct Abu Dhabi, nella sede di Etihad Airways a Milano sono emersi punti di forza e criticità di un settore che con grandi impegno e ingegno sta fronteggiando la crisi derivata dall’azzeramento di quasi un anno di lavoro. 

Privilegiare il fattore sicurezza, la flessibilità nella politica di cancellazioni, essere vicini al cliente con rassicurazioni continue e poi assicurare tanta creatività per riuscire a far comprendere il valore delle proposte. Sono gli ingredienti per assicurarsi un posto nel futuro dell’industry. 

La base di partenza non è positiva e gli eventi si sono quasi azzerati quest’anno, tanto che dal “Club degli eventi” la stima è di essere sotto dell’85% rispetto allo scorso anno, tenendo presente poi che quest’anno le aziende non hanno raggiunto i target e sarà difficile incentivare la squadra in assenza di risultati concreti. Le imprese del settore si sostengono con le proprie forze, “senza aiuti di Stato” è stato ricordato e certamente le digital convention non fatturano quanto un evento dal vivo, sebbene richieda tempi adeguati per la programmazione.

“Una meeting & incentive industry da ridisegnare, imparando da quanto accaduto, facendo tesoro delle norme che rimarranno anche negli anni a venire. Quale futuro? Dove andiamo? Comprendere le dinamiche, anticipando, se possibile, le tendenze sono gli obiettivi di questo percorso, in atto già da tre anni, che coinvolge Guida Viaggi e gli stakeholder del Mice”, ha detto Dora Paradies, country manager Italy di Dct Abu Dhabi, in apertura dei lavori.

Gabriella Gentile, co-founder di Meeting Consultants, in veste di consulente si occupa, tra le varie attività, di formazione in Federcongressi, oltre che di sviluppo, marketing e indagini nel Mice. “I dati di Federcongressi - dichiara la manager - hanno evidenziato come il Covid abbia causato una cesura al settore, proprio in una fase di consolidamento. Il trend ante Covid segnava un miglioramento sia quantitativo chee qualitativo, si stavano muovendo eventi di maggiori dimensioni, si assisteva alla crescita del mercato associativo e gli eventi registravano più presenze, con la ricrescita del mercato internazionale. Una progressione che si rifletteva su tutte le regioni italiane”. Che fare quindi? “Sicuramente il business è sul pubblico non sul privato - afferma Gentile - e poi è il momento di costruire relazioni, collaborazioni. Federcongressi ha compiuto un grande sforzo per farsi sentire da istituzioni e governo. È anche necessario fare fronte comune come Pco in Europa”. 

Maria Guadalupe Lucasevich, direttore Mice di Cisalpina, pone l’accento sulla flessibilità e parte dall’esperienza diretta di questi ultimi mesi. “Abbiamo lavorato molto, non ci siamo mai fermati e senza avere risultati, perché abbiamo spostato eventi al 2021 senza la certezza che si possano svolgere. Siamo maturati nell’affrontare il nostro lavoro - ha detto - e ora dobbiamo avere un approccio diverso, declinando le nostre ultime esperienze di viaggio sul cliente finale. Importante selezionare i partner e lavorare insieme agli hotel per rivedere le polizze di cancellazione. Ora ci siamo riposizionati per offrire eventi digitali, ma è un mondo nuovo, difficile far capire che un evento digitale ha un budget. Il cliente va educato”. 

A proposito di eventi digitali, Francesca Parini, business development manager di Triumph Group International, ha annunciato che “sta per iniziare un evento mondiale digitale con migliaia di persone e c’è interesse. Abbiamo cercato di dare più importanza ai contenuti, comunicando la linea guida ai partecipanti speaker. È certo che il digitale è qua per rimanere”. 

Sulle difficoltà da affrontare, Silvia Pozzi, chief logistics officer di Gattinoni, ha riferito che “l’azienda va rassicurata dal punto di vista psicologico. Occorre poi far capire che il costo cambia, si deve affrontare un mix and match dei vari fornitori per garantire un servizio competitivo e allo stesso tempo creativo. Noi facciamo riunioni in Italia, stiamo selezionando regioni alternative per dare un approccio creativo. Umbria, Valle d’Aosta, laghi le aree riscoperte per un prodotto sempre più tailor made e viaggiando con stile. Sono state ampliate anche le partnership con varie organizzazioni, come Wwf e Fai. Come gruppo l’approccio all’acquisto è poi centralizzato e ci appoggiamo a un’assicurazione Covid e ci stiamo muovendo per realizzare tamponi in loco o in città o negli aeroporti. Si lavora sulla creatività legata al safe”.

Sulla sicurezza è intervenuta Dora Paradies, portando un esempio concreto. “L’emirato si è affermato come destinazione ideale e partner globale per eventi di alto profilo grazie a protocolli molto rigidi e al successo di Ufc fight night, che verrà riproposta nelle prossime settimane. L'evento ha favorito la creazione di una safe zone per circa 2.500 persone a Yas Island che include il circuito di Yas Marina, il campo da golf Yas Links, Yas Beach e il Flash Forum, lo spazio polifunzionale al coperto dove si sono svolti i combattimenti. Dct Abu Dhabi prevede ora di mantenere ed estendere questo ambizioso progetto in vista del ritorno del turismo e altri eventi nei prossimi mesi, compreso il Gran Premio di Formula 1 Etihad Airways Abu Dhabi, in programma a fine 2020, che si svolgerà all'interno dell’area protetta e, comunque, a porte chiuse”.

Per Stefano Giaquinta, amministratore delegato di Mutika Group “l’esperienza deve essere vissuta di persona e la sfida di oggi è offrire emozioni in un momento in cui molte attività in presenza sono precluse. L’incentive non può essere sostituito anche se una parte marginale può essere in parte supplita via digital. Ci troviamo ad affrontare un lavoro enorme, anche in termini di sforzo di creatività. Per esempio, abbiamo fatto recapitare a casa per un convegno virtuale i pranzi da un fornitore presente nella maggior parte dei luoghi da cui i convenuti si erano collegati. Dobbiamo fare i conti con la realtà, non possiamo tornare indietro, e sarà così per i prossimi 24 mesi".

“Anche per questo - ha proseguito - è indispensabile un reset di tutti i fornitori, fare uno switch e “educare” partner, che devono essere flessibili e avere protocolli di prevenzioni con standard elevati, e clienti a un domani che è già oggi. Su questo pesa su di noi una grande responsabilità”.

Oggi, che gli eventi, almeno quelli di dimensioni ridotte, iniziano una timida ripresa, sul rapporto con le location è intervenuta Maria Guadalupe Lucasevich.

“Non dobbiamo mai fermarci. In questa particolare situazione la nostra attività consulenziale è decisiva sulla scelta della location. Prima di effettuare una proposta quanto più possibile tailor made sulle esigenze del cliente dobbiamo fare un’attività di screening delle location valutando se la struttura garantisce un’adeguata policy anti Covid. Questa attività si affianca a quella di negoziazione con le strutture con l’obiettivo di avere la massima flessibilità”.

Renato Farina, amministratore delegato Top Team Incentive & Convention, ha sottolineato anche le problematiche del settore, ancora vessato dai molti annullamenti e dall’incertezza, soprattutto a livello internazionale.

“Siamo stati la prima azienda a riportare un convegno in presenza in luglio perché crediamo nel rapporto tra le persone, al cui confronto anche il miglior digitale è, e sarà sempre, penalizzato. Peraltro, l’incentive si basa solamente sulla possibilità di viaggiare, che al momento è inibita e le persone, oltre a non sapere dove andare, non hanno neppure la disponibilità mentale di recarsi in aeroporto. E su questo grava anche la continua pressione mediatica. Difficile programmare oggi, la situazione è ancora troppo mutevole anche se alcuni eventi possono essere riprogrammati in streaming”.

“Per quanto ci riguarda - ha spiegato Paolo Maletto, incentive manager Eden Incentive - stiamo sviluppando iniziative commerciali in home, anche in sinergia con le altre divisioni del gruppo, che comportano la riduzione del rischio d’impresa e stiamo redigendo nuove policy con i fornitori, cui naturalmente chiediamo maggiore flessibilità. Al momento non abbiamo il supporto dedicato di compagnie assicurative. Stiamo assistendo a una parziale sostituzione con viaggi incentive individuali, eventualmente in partnership con uno sponsor a coprire una parte delle spese. Purtroppo il settore è fermo anche se alcuni segmenti, per esempio l’edilizia e l’elettrico, stanno lavorando molto approfittando del bonus”.

Secondo Francesca Parini, “l’elemento competitivo del futuro risiede nel rapporto costruito con il cliente. Per molti gruppi che siamo riusciti a spostare la fiducia nel nostro lavoro è stata la chiave. Anche perché bisogna fare loro capire che il prezzo è importante, e può subire variazioni, ma la sicurezza lo è ancora di più. Non escludo nei prossimi mesi si possano avere congestioni, perché non tutte le location hanno a disposizione spazi ampi e sicuri. Ad Abu Dhabi, per esempio, è facile grazie alle strutture nuove e già progettate con una vision al futuro”.

“Le nuove misure richieste alle strutture hanno rivalutato il costo complessivo, che è aumentato perché occorre prendere in considerazione sale molto più grandi per vivere gli spazi in totale sicurezza, più mezzi di trasporto, nuove idee per il catering, dispositivi e protocolli di igienizzazione”, ha confermato Pozzi.

“La formula ibrida - ha aggiunto Parini - consente di coinvolgere più persone e, se ben studiata, non ci saranno partecipanti di serie A e di serie B. Ma bisogna lavorarci molto e con forti investimenti”.

“I primi fattori da discutere con i clienti - ha concordato Michela Stefani, responsabile business unit incentive di Frigerio Viaggi - sono sicurezza ed educazione alle nuove modalità. Bisogna anche imparare a spiegare quali le opportunità e i limiti offerti dal digitale e in questo la nostra formazione è fondamentale. Verifichiamo infatti spesso come al digitale ci sia un errato approccio. Non è gratis, come molti potrebbero pensare, anzi. Comporta costi e competenze molto elevate. Abbiamo realizzato un protocollo per gli eventi, che chiediamo ai nostri clienti di firmare”.

Positiva la visione di Alessandro Biasi, global and strategic partnership manager di Alpitour World, che indica “una ripresa già in vista e trainata dalle compagnie aeree. Il rischio economico globale è enorme ed è assolutamente indispensabile ripartire a breve con tutte le misure di sicurezza necessarie. Su questo aspetto è intervenuta anche Iata, con un appello diretto ai governi. Ne va dell’industria in generale, non possiamo che rimetterci in marcia”.

In chiusura dell’evento, Antonella Cataldi, country manager Italy di Etihad Airways, ha illustrato proprio come la compagnia si sia strutturata per affrontare la ripresa, con particolare attenzione alle misure di sicurezza.

“In particolare abbiamo puntato sui Wellness Ambassador, che accompagnano l’ospite per tutto il viaggio. Etihad Airways ha inoltre introdotto la copertura assicurativa globale per il Covid-19 nell'ambito di Etihad Wellness, il nuovo programma di misure igienico-sanitarie delle compagnia aerea. Questa copertura aggiuntiva non solo infonderà sicurezza ma darà ai viaggiatori la certezza sul fatto che stiamo facendo tutto il possibile per farli sentire protetti e sicuri. Molte anche le misure di flessibilità introdotte, come la diminuzione del numero per i gruppi e il cambio del nome fino a date molto ravvicinate”.

Laura Dominici e Paola Olivari


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