Più sinergie tra Convention bureau, Dmc e incentive house, ma anche un rapporto con il cliente che si rafforzi negli anni e una costruzione del viaggio tailor made affinché diventi un momento da ricordare, una volta rientrati. Sono le principali istanze emerse dal panel costituito da event manager e incentive house che ha trattato il 38esimo appuntamento di MARTEDIturismo by Guida Viaggi, realizzato in collaborazione con il Department of Culture & Tourism di Abu Dhabi e la sua country manager in Italia, Dora Paradies.

“Effetto wow nel Mice: come realizzare un evento di successo. Abu Dhabi e i trend del futuro”, questo il titolo che ha dato spunto al dibattito che per la seconda volta – in collaborazione con l’Ente – ha trattato l’argomento esplorando al contempo le potenzialità della destinazione in area Emirati Arabi Uniti, che avrà un ruolo importante da giocare anche in occasione del prossimo Expo.

“Abbiamo tante attività e novità da proporre per il settore Mice – ha affermato Dora Paradies – e l’Abu Dhabi Convention Bureau offre degli incentivi che quest’anno,  con la Summer Campaign del progetto Adventure Abu Dhabi, prevedono quasi un raddoppio del contributo economico per eventi che si realizzino in periodi di spalla o di bassa stagione. Le strutture più richieste dal mercato – ha aggiunto – sono quelle alberghiere che all’interno hanno opzioni modulabili, poi l’exhibition centre, il deserto e tutte le attività sportive e culturali in spazi dedicati”.

I relatori, con una forte interazione tra loro, hanno toccato diversi aspetti del mondo mice sia in generale sia in relazione alla destinazione Abu Dhabi.

Secondo Simona Bianchi, sales manager Cwt Meeting & Events, “per un evento di successo è necessario interagire con il committente anche e soprattutto al fine di ottenere una profilazione precisa dei partecipanti, così da poter proporre soluzioni adeguate al target, mai uguale, del gruppo”.

Marco Quagliarella, director International operations Aim Group, nel corso dell’incontro ha sottolineato l’importanza di spostare oggi l’accento dall’effetto wow verso altri valori. “La conoscenza della destinazione, al fine di offrire un viaggio che sia di per sé un momento da ricordare, deve sposare tre presupposti chiave, ovvero infrastrutture, accomodation e sicurezza”.

Vania Alessi, co-founder di Secretary.it, vede per la sua community di assistenti di direzione il “trend crescente di sviluppare competenze sia nel business travel sia nel congressuale. Capita che le nostre associate propongano soluzioni anche completamente diverse da quanto indicato dal board di riferimento. Il loro lavoro non è più solo in ufficio ma comprende la necessità di conoscere destinazioni per interfacciarsi proattivamente con le agenzie”.

Sulla professionalità di Dmc e incentive house si è soffermato con lucida analisi Luca Corsi, event manager Folletto, da poco rientrato da un incentive nel Golfo con una “tappa troppo breve ad Abu Dhabi. Bisogna andare oltre le proposte dei cataloghi. Abu Dhabi è una destinazione sorprendente perché inaspettata, un Paese tutto da scoprire. Il viaggio deve essere sogno e per questo è necessario curare tutti i dettagli del programma scavando in profondità e senza accontentarsi”.

“Personalizzazione e flessibilità – ha confermato Antonella Cataldi, country manager Italia Etihad Airways – sono chiavi di successo. Per esempio, offriamo facilitazioni per l’imbarco dell’attrezzatura sportiva e cerchiamo di venire incontro alle esigenze dei gruppi. Con Alitalia abbiamo mantenuto un accordo di codesharing che consente partenze con unico biglietto da tutta Italia”.

Ha concordato con Corsi Michela Stefani, Mice manager Frigerio Viaggi, che ha aggiunto “l’importanza della costruzione e della consulenza con capacità di generare contenuto. Senza però dimenticare che alla fine tutto deve rientrare nel budget fissato dal committente. L’abilità consiste proprio nel trovare questo equilibrio non facile. L’effetto wow dovrebbe rientrare nella seconda fase della gara”.

“Ci troviamo talora di fronte a gare che lasciano il tempo che trovano – ha chiarito Pascale Frechou, managing director Sara Rosso Incentive, che ha sempre proposto Abu Dhabi come destinazione – e il dubbio è se partecipare o meno. Il mercato è in espansione ma spesso ci si confronta con richieste, budget o tempistiche inconciliabili per una offerta tailor made”.

“Il cliente che ha fiducia nell’agenzia chiede una consulenza – Maria Guadalupe Lucasevich, direttore Cisalpina Mice – e si lascia consigliare per costruire insieme, attraverso un’attenta fase di ascolto, l’evento migliore possibile. In Italia, però, non si parla con l’interlocutore e troppo spesso ci troviamo di fronte a gare che snaturano il nostro lavoro”.

Anche Elena Zucchinali, global account HelmsBriscoe, ha confermato la criticità dell’argomento gare e budget “forse in leggero calo per quanto riguarda gli incentive” e ha posto l’accento sulla “necessità, in fase di costruzione dell’evento, di creare un rapporto di fiducia e una relazione stretta con l’agenzia”.

“Le gare sono un male necessario e purtroppo succede non premino ciò che vorrebbe il cuore”, ha confermato Antonio Boncompagni, event manager Eni. “Abbiamo una policy molto rigorosa da rispettare. I nostri budget sono aumentati in questi anni e realizziamo eventi in house e in sedi esterne. Tra queste gli Emirati, sui quali stiamo investendo molto per portarvi i nostri partner commerciali”.

Claudia Randazzo, titolare Trinity Viaggi Studio, ha evidenziato come una destinazione come Abu Dhabi possa “offrire un ventaglio amplissimo di offerte culturali anche grazie alla presenza di istituzioni importanti quali la New York University e la Sorbonne”.

“Per dare slancio a una destinazione con un background così importante – ha concluso Corsi – serve un percorso narrativo in termini di meta e di programma, da realizzare attraverso un lavoro sinergico tra tutti gli attori, Convention bureau, Dmc, agenzie, incentive house”. l.d/p.o.