La pandemia ha avuto un deciso impatto sull’intera filiera dei viaggi e il business travel non è rimasto esente. Le aziende stanno adeguando le travel policy per essere in grado di rispondere prontamente alle richieste di pre-approvazioni su determinate destinazioni o per assicurare ai propri dipendenti di essere tutelati e protetti durante qualsiasi trasferta. Ma come migliorare la gestione delle spese nel 2021? Il digitale gioca in questo senso un ruolo chiave: lo sostiene Axel Mueller, director Emea and global accounts Amadeus. “Le aziende da un lato limitano e restringono le tipologie di spesa – spiega -, ma d’altra parte sono anche più flessibili, aggiungendo nuove categorie di spesa come kit di sicurezza e benessere, quali mascherine o test Covid-19, o sostenendo il costo di un servizio aggiuntivo quale un sedile centrale vuoto su un aereo”. Di sicuro si è sviluppata una maggiore consapevolezza: quella di “dover digitalizzare i processi per garantire il rimborso delle note spese senza supporto cartaceo – analizza Mueller -. Solo in questo modo i dipendenti possono essere rimborsati anche se continuano a lavorare da casa e avvalersi di un controllo da remoto delle ricevute, riducendo al minimo i disagi in caso di cambiamenti futuri imposti dal Governo, come il lavoro dalla propria abitazione o la chiusura delle frontiere”.

Lo studio Forrester Consulting
Un’esigenza questa che ha subito un’importante accelerazione: ne ha dato conferma un recente studio commissionato da Amadeus sulla trasformazione digitale del processo travel and expense (T&E) condotto da Forrester Consulting: “I partecipanti all’indagine – commenta il manager – hanno convenuto che una soluzione T&E integrata potrebbe migliorare l’esperienza utente, aumentare l’efficienza e ottimizzare l’uso di dati e analisi per una più corretta pianificazione e controllo dei costi”. Ma esiste attualmente una soluzione dedicata? Amadeus offre “Cytric Travel & Expense”, che consente alle imprese di “integrare tutti gli elementi che compongono un viaggio d’affari, comprese le travel policy, i fornitori preferiti e le tariffe negoziate – spiega Mueller -, in un’unica piattaforma. Ciò aiuta gli utenti corporate a controllare meglio le spese travel, semplificando i rimborsi nel rispetto delle travel ed expense policy”. Gli oltre 550 dirigenti intervistati da Forrester hanno evidenziato i vantaggi dell’usare uno strumento integrato per gestire sia i viaggi che le note spese. “Avere un’unica piattaforma e un unico database garantisce che i dati siano accurati, privi di errori e standardizzati – sottolinea il manager -. Con un solo strumento, le prenotazioni, le ricevute, le fatture elettroniche e i dati di pagamento sono immediatamente disponibili nel portale delle note spese. Le indennità di trasferta e le diarie giornaliere vengono dedotte dai dati di prenotazione del viaggiatore. Anche prima che il viaggiatore sia di ritorno dal viaggio, le note spese sono disponibili per essere approvate. Le aziende possono anche impostare flussi di approvazione di viaggi e note spese, regole di convalida, audit trail, notifiche e promemoria per tutto lo staff coinvolto nel processo end-to-end – aggiunge Mueller -. Una volta deciso un cambiamento nelle politiche di viaggio o di spesa, i travel manager possono implementare e distribuire la nuova strategia ed impostarla in modo rapido e semplice. Le imprese multilocate possono facilmente modificare la policy in un solo ambiente e replicarla per tutti le sedi e dipendenti in tutto il mondo”. La soluzione è modulare e “può essere facilmente adattata non solo all’infrastruttura del sistema It esistente in un’azienda, ma anche alle politiche e ai processi organizzativi, finanziari, Hr, al payment”.
E quali i piani di Amadeus per sviluppare l’offerta ? “Presenteremo ulteriori innovazioni nei prossimi mesi – anticipa il manager -, come tipologie aggiuntive di carte di credito e pagamenti con carte di credito virtuali per soddisfare la prossima generazione di spese touchless”.

Nicoletta Somma