Ricominciare, reinventare, rinnovare. Il business travel guarda oltre

Tra le pochissime certezze del periodo, una è incrollabile. Nessuno dimenticherà il 2020 e lo sconvolgimento che ha portato con sé. È stato un anno impegnativo per il mondo in quanto comunità, salute e mezzi di sussistenza sono stati messi alla prova. E, con l’epidemia di Covid-19 ancora in corso, è chiaro che continueremo a sentire l’impatto a lungo termine della pandemia sull’economia globale per la maggior parte del 2021.
Tuttavia, il 2021 non ci riserva solo prospettive negative: è, secondo gli analisti, potenzialmente un momento favorevole per le aziende per riavviare e reinventare il proprio modo di lavorare. Ora le realtà imprenditoriali possono implementare processi che consentano di essere meglio attrezzate per affrontare ciò che verrà, inclusa la gestione della spesa.
Attraverso l’ottimizzazione della spesa end-to-end e dei processi di gestione dei viaggi, le aziende possono diventare più agili e trasparenti, aumentando la soddisfazione dei dipendenti e rendendo il duty of care una priorità strategica.
Sap Concur ha identificato quattro aree chiave.

Migliorare il controllo della compliance e costi
Il 2020 ha mostrato quanto velocemente le circostanze possano cambiare. Per i responsabili dei team finanziari, ciò ha comportato una serie di nuove sfide, dal consentire ai dipendenti di inviare richieste di rimborso e fatture a distanza, all’adeguamento alle nuove norme Iva e al controllo delle finanze della propria azienda.
In un momento in cui la stabilità finanziaria è fondamentale per le aziende di tutte le dimensioni, il team finanziario deve poter vedere e valutare facilmente tutti i costi per assicurarsi che siano conformi alle politiche aziendali e governative in atto. Ciò porta a una migliore conformità e controllo dei costi, insieme a una gestione più semplice e un’elaborazione più rapida.
“Poiché le aziende mantengono modelli ibridi di lavoro a distanza e pianificano altre potenziali interruzioni nel 2021, e oltre, il ruolo dell’automazione e dell’intelligenza artificiale sul posto di lavoro continuerà a crescere”, spiega Gabriele Indrieri, country manager per Italia, Malta e Grecia di Sap Concur. “L’intelligenza artificiale raccoglierà costi e approfondimenti in tempo reale per aiutare i responsabili dei team finanziari a prendere decisioni accurate più rapidamente e rispondere alle loro mutevoli esigenze a-ziendali in modo più agile”.
Ciò include la gestione della spesa quasi in tempo reale per migliorare la gestione del budget e la liquidità, aumentare la conformità ed eliminare gli errori, nonché utilizzare l’automazione per assumere compiti obbligatori e massimizzare la redditività.
“Con la maggior parte delle aziende che controllano le proprie finanze e entrate – prosegue -, il ruolo dei responsabili dei team finanziari diventerà più critico che mai. Affidandosi all’intelligenza artificiale per elaborare le attività di base, i responsabili dei team finanziari saranno in grado di concentrarsi sul ruolo di consulente strategico all’interno della propria azienda”.
Le spese non autorizzate e fuori dalle policy possono comportare costi enormi e problemi di compliance in qualsiasi momento.
“Pertanto – continua Indrieri – le aziende devono implementare soluzioni per raccogliere informazioni migliori e prendere decisioni strategiche. Per esempio, le soluzioni automatizzate che utilizzano l’intelligenza artificiale e l’apprendimento automatico per identificare automaticamente le spese idonee all’Iva, convalidare le ricevute e ottimizzare il potenziale di rimborso aiutano le aziende a navigare in normative fiscali complesse in modo più rapido e accurato. Ciò aumenta la conformità e offre ai vertici aziendali un maggiore controllo sulle proprie spese. Gli strumenti finanziari digitali possono anche fornire ai vertici aziendali e finanziari una panoramica di tutte le spese in tempo reale, il che migliora le decisioni di spesa, aumenta la conformità e fornisce ai C-level e ai manager dei team finanziari un maggiore controllo sulla spesa aziendale”.

Sicurezza
Nessuno può prevedere quali scenari il 2021 avrà in serbo per la gestione dei viaggi d’affari. Tuttavia, le aziende oggi devono rassicurare il proprio personale sul fatto che la loro sicurezza è una priorità aziendale. Ciò aumenterà la soddisfazione e il coinvolgimento dei dipendenti e garantirà che i viaggiatori d’affari siano completamente preparati una volta che riprenderanno a viaggiare.
Infatti, secondo il Sap Concur Global Travel Survey, la sicurezza del viaggiatore è diventata il fattore più importante nella valutazione delle organizzazioni (compagnie aeree, hotel, autonoleggi ecc.) e dei servizi (app, siti web, strumenti ecc.). Per esempio, a causa dell’epidemia di Covid-19, i travel manager stanno ora pianificando di implementare controlli sanitari personali obbligatori per i viaggiatori (41%), mentre il 32% prevede anche di dare un accesso più facile ai dispositivi di protezione individuale come guanti o mascherine ai viaggiatori d’affari per tutelare la loro salute durante gli spostamenti.
“Grazie a tecnologie all’avanguardia e strumenti di facile utilizzo – ricorda il country manager per Italia, Malta e Grecia di Sap Concur -, le aziende possono aiutare i dipendenti nelle loro attività quotidiane grazie a soluzioni di approvazione prima del viaggio, come parte di sforzi più ampi per tutelare i dipendenti, o un’app per l’organizzazione della trasferta che fornisce informazioni sulla sicurezza oltre a informazioni di base, come l’itinerario di viaggio”.

Sostenibilità
Il cambiamento è spesso guidato dal basso verso l’alto e stiamo assistendo a un chiaro impulso per viaggi sostenibili tra gli stessi viaggiatori d’affari. Nel Sustainable Corporate Busineess Travel Index 2020 di Sap Concur, un sondaggio condotto su 2.450 responsabili delle decisioni in materia di viaggi aziendali e 2.000 viaggiatori d’affari in 12 mercati europei, il 65% dei viaggiatori d’affari ha ammesso che ignorerebbe la politica di viaggio e i budget per un’opzione di viaggio “più green”. Il 61% lo farebbe per prenotare una sistemazione più rispettosa dell’ambiente, come un AirBnB, rispetto a un hotel. Meglio ancora, il 98% dei viaggiatori d’affari è disposto ad aggiungere ulteriore tempo ai propri viaggi se ne migliora la sostenibilità.
“Essere più green non è solo un obiettivo a lungo termine a cui l’industria dovrebbe aspirare, ma un vero motore di entrate e trascurarlo rischia di allontanare il business”, conferma l’esperto.

Spirito di squadra
In tempi come questi, il successo di un’azienda dipende dall’impegno dei suoi dipendenti. Quindi, il bisogno di apprezzamento non è mai stato così importante.
“Con le numerose sfide che i dipendenti devono affrontare a causa dell’attuale pandemia, facilitare le attività quotidiane può essere un ottimo modo per supportare i dipendenti e per alleggerire un po’ il peso sulle loro spalle”, precisa Indrieri. “Gli strumenti che digitalizzano e semplificano i processi precedentemente manuali come le attività di gestione delle spese, consentono ai dipendenti di scattare semplicemente una foto alle loro ricevute e inviare le loro note spese elettronicamente, che è solo un esempio di come accelerare il processo e il tempo libero. Inoltre, i team finanziari possono essere alleggeriti esternalizzando attività di controllo che richiedono molto tempo, ad esempio, nell’ottica dei viaggi d’affari”.
E conclude ricordando come il 2021 sia “un crocevia per le imprese di tutte le dimensioni: coloro che sono disposti ad abbracciare il cambiamento e ad adattarsi stabiliranno lo standard per le migliori pratiche aziendali per il presente e il futuro. Ciò di cui hanno bisogno ora sono gli strumenti e i servizi giusti che consentano loro di prendere decisioni strategiche e ripartire in modo intelligente, iniziando dalla parte finanziaria”.

Paola Olivari

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