Il business travel verso un nuovo compromesso tra costi e benefici

La pandemia ha bloccato – in massima parte – anche i viaggi d’affari. Le riunioni con i clienti si sono spostate online, le carte frequent flyer sono rimaste inutilizzate e i business traveller hanno imparato a mantenere le comunicazioni a distanza. Almeno per ora.
Una delle caratteristiche distintive dello scorso anno è stata la rapida ascesa delle piattaforme di videoconferenza. Ma da questo deriva la cosiddetta “Zoom fatigue”, combinata con un desiderio di interazione tra persone.

In un futuro non così lontano, con il prosieguo dei piani vaccinali, i viaggi d’affari avranno quindi ancora un ruolo importante da svolgere. Tuttavia, avranno un aspetto molto diverso rispetto a prima e le aziende dovranno considerare diverse variabili, dalla sicurezza dei dipendenti all’impatto ambientale, prima di ricominciare con le trasferte, e i costi aggiuntivi che potrebbero derivarne.

Dalle linee guida per le videoconferenze alle considerazioni sul duty of care agli aspetti di sostenibilità, sembra  sia necessario prendere in considerazione molte variabili. Ma a quale costo?

“La sicurezza dei dipendenti – spiega Gabriele Indrieri, country manager per Italia, Malta e Grecia di Sap Concur – continuerà a essere il criterio più importante per i viaggi d’affari per molto tempo a venire. Tenendo presenti i loro obblighi di assistenza, le aziende continueranno a dare la massima priorità all’adozione di precauzioni appropriate. Quando si pianificano i viaggi, i travel manager devono quindi affrontare diverse considerazioni. Quale mezzo di trasporto offre la migliore protezione? I posti saranno prenotati in business class quando si viaggia in aereo e in prima classe quando si viaggia in treno per garantire la distanza minima dagli altri passeggeri? Per gli hotel e le compagnie aeree, vengono scelti fornitori di classe superiore perché offrono più spazio individuale e possono avere standard di igiene e sicurezza più severi? Un taxi o un’auto a noleggio batte le opzioni di trasporto pubblico? Per prendere queste decisioni, i travel manager agiranno sempre più come gestori del rischio”.

Ridurre al minimo i rischi durante i viaggi comporta sempre un aumento dei costi. Oltre a maggiori requisiti di sicurezza, a ciò contribuisce anche un’infrastruttura modificata. La domanda di tour operator, compagnie aeree e hotel è diminuita drasticamente negli ultimi mesi. I fornitori hanno dovuto reagire a questa situazione riducendo le capacità, implementando gli standard di sicurezza e molto altro ancora.

“La tecnologia aiuta le aziende a mantenere i propri viaggiatori più sicuri possibile, gestendo allo stesso tempo i costi – prosegue Indrieri -. Ciò include soluzioni di gestione dei viaggi che integrano la politica di viaggio di un’azienda nel processo di prenotazione, opzioni di approvazione prima del viaggio, app per l’organizzazione di viaggi che forniscono indicazioni Covid-19, disponibilità di dati per analizzare il comportamento di viaggio e organizzazione di tariffe vantaggiose con i fornitori di viaggi preferiti. Inoltre, dal punto di vista del risparmio sui costi, alcuni viaggi di lavoro pre-Covid si trasformeranno probabilmente in meeting virtuali”.

Con l’evoluzione del panorama aziendale, sostenuta da considerazioni sulla sicurezza e la sostenibilità dei dipendenti, le aziende dovranno affrontare futuri compromessi sui viaggi aziendali. In quali scenari il profitto deve passare in secondo piano per raggiungere gli obiettivi di sostenibilità? O quali spese finanziarie sono necessarie per garantire la sicurezza e il benessere dei viaggiatori?

“Non esistono due attività uguali – approfondisce il country manager per Italia, Malta e Grecia di Sap Concur e questi compromessi variano notevolmente da azienda a azienda. Ma una caratteristica unificante sarà la necessità di tenere conto del cambiamento, con budget sufficienti per coprire il potenziale aumento delle spese di viaggio derivante dalla sicurezza e dalla sostenibilità. Inoltre, le aziende avranno bisogno di politiche concrete per consentire ai travel manager e ai dipendenti di sapere in quali condizioni possono aver luogo i viaggi e di dati per guidare le decisioni”.

“Nel complesso – conclude – è chiaro che i viaggi aziendali avranno un aspetto diverso. Ma non c’è motivo per cui non possiamo tornare a questa secolare arte del business, se le aziende sono disposte ad abbracciare il cambiamento e mettere le loro persone e il pianeta al primo posto”.

Lo sviluppo di piattaforme in grado di supportare i travel manager a dare priorità alla sicurezza e alla soddisfazione dei dipendenti, controllare i costi, proteggere il pianeta e adattarsi rapidamente al mondo in rapida evoluzione contribuirà a una new normality più sostenibile anche nel business travel.

Paola Olivari

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