Una delle eredità dello scorso anno è stata la rapida ascesa delle piattaforme di videoconferenza e il conseguente proliferare di appuntamenti online di ogni tipo e a ogni ora, complice il fuso orario. Da questo, però, spiegano i sociologi, deriva la cosiddetta “Zoom fatigue”, combinata con un crescente desiderio di interazione tra persone.
I viaggi d’affari svolgeranno dunque ancora un ruolo cruciale nel business. Tuttavia, avranno un aspetto molto diverso rispetto a prima. Dalle linee guida per le videocall alle considerazioni sul duty of care agli aspetti di sostenibilità, sarà necessario prendere in considerazione molte variabili.
Ma a quale costo? E quale ruolo avrà la tecnologia che nel frattempo si è affermata?
“La sicurezza dei dipendenti – spiega Gabriele Indrieri, country manager per Italia, Malta e Grecia di Sap Concur – continuerà a essere il criterio più importante per i viaggi d’affari per molto tempo a venire. Tenendo presenti i loro obblighi di assistenza, le aziende daranno massima priorità all’adozione di precauzioni appropriate. Quando si pianificano i viaggi, i travel manager devono quindi affrontare diverse considerazioni. Quale mezzo di trasporto offre la migliore protezione? Si dovrà prenotare solo in business class in aereo e in 1a classe in treno? Per gli hotel verranno scelti fornitori di classe superiore perché offrono più spazio individuale e sicurezza? Un taxi o un’auto a noleggio batte le opzioni di trasporto pubblico?”.
Per prendere queste decisioni, i travel manager agiranno sempre più come gestori del rischio.
“È chiaro – precisa il manager – che ridurre al minimo i rischi durante i viaggi comporta un aumento dei costi. Oltre a maggiori requisiti di sicurezza, a ciò contribuisce anche un’infrastruttura modificata. La domanda di tour operator, compagnie aeree e hotel è diminuita drasticamente negli ultimi mesi. I fornitori hanno dovuto reagire a questa situazione riducendo le capacità, implementando gli standard di sicurezza e molto altro ancora. La buona notizia è che esiste una tecnologia che aiuta le aziende a mantenere i propri viaggiatori più sicuri possibile, gestendo allo stesso tempo i costi. Ciò include soluzioni di gestione dei viaggi che integrano la politica di viaggio di un’azienda nel processo di prenotazione, opzioni di approvazione prima del viaggio, app per l’organizzazione di viaggi che forniscono indicazioni Covid-19, disponibilità di dati per analizzare il comportamento di viaggio e organizzazione di tariffe vantaggiose con i fornitori di viaggi preferiti”.
La pandemia ha dato alle aziende l’opportunità di attuare cambiamenti comportamentali e diventare più consapevoli dei processi aziendali. Per quelle che desiderano sfruttare l’opportunità e rendere il loro programma di viaggio più green, i dati sono fondamentali, poiché non si può gestire ciò che non si può misurare. Avere visibilità completa di tutto, dalle emissioni di carbonio ai partner di viaggio ecologici, significa poter aiutare le aziende e i loro dipendenti in viaggio a trasformare le buone intenzioni in azioni, avendo allo stesso tempo visibilità sui costi associati.
Con l’evoluzione degli scenari, le aziende dovranno quasi certamente affrontare futuri compromessi sui viaggi business. Non esistono due attività uguali e questi compromessi variano notevolmente da caso a caso. Ma una caratteristica unificante sarà la necessità di tenere conto del cambiamento, con budget sufficienti per coprire il potenziale aumento delle spese di viaggio.
“Le aziende – conclude Gabriele Indrieri – avranno bisogno di politiche concrete e tecnologia analitica per consentire ai travel manager e ai dipendenti di sapere in quali condizioni possono aver luogo i viaggi e di dati per guidare le decisioni. Nel complesso, è chiaro che i viaggi aziendali avranno un aspetto diverso. Ma non c’è motivo per cui non possiamo tornare a questa secolare arte del business, se le aziende sono disposte ad abbracciare il cambiamento e mettere le loro persone e il pianeta al primo posto. E farlo non dovrebbe essere difficile, con l’ascesa di piattaforme in grado di supportare i travel manager a dare priorità alla sicurezza e alla soddisfazione dei dipendenti, controllare i costi, proteggere il nostro pianeta e adattarsi rapidamente al nostro mondo in rapida evoluzione”.
Paola Olivari
