La meeting industry è stata tra le grandi vittime della pandemia. Se n’è parlato anche in un recente incontro italiano di Gbta Italia. Il Mice ha dovuto evolvere in un periodo di tempo molto breve ma il settore si è dimostrato rapido e reattivo, gettando le basi per un nuovo corso ricco di opportunità, anche in un’ottica di ritorno sul territorio.

Il phygital rimarrà

Secondo uno studio di Pcma, il 76% dei planner ha confermato la tendenza al virtuale. Certo nulla può sostituire la connessione profonda che si sviluppa in presenza, ma sono presenti anche vantaggi quali, per esempio, una portata più ampia della platea e la possibilità di registrazioni accessibili a nuovi spettatori. Gli eventi ibridi hanno una combinazione tra l’impegno di un pubblico dal vivo, la trasmissione online e il riverbero sui social media. E questo è qualcosa che gli sponsor non possono ignorare. Si tratta di una grande sfida.

Analisi dei dati e personalizzazione

I dati sono preziosi. Possono offrire approfondimenti sulle abitudini dei partecipanti, gli interessi, le personalità e molto altro ancora. Ne deriva la possibilità di adattare accuratamente l’esperienza ai presenti. Lasciate che i convenuti abbiano il controllo sulla loro agenda. Questo permetterà loro di scegliere il proprio percorso, conoscere i loro interessi, espandere le loro conoscenze e aumentare impegno e creatività. Con una raccolta dei dati sempre più sofisticata, le riunioni e gli eventi saranno assolutamente tailor made.

Il supporto tecnologico

La tecnologia degli eventi sta evolvendo rapidamente. Pcma riporta che in caso di aumento dei budget, questo sarebbe investito in soluzioni tecnologiche. Gli esperti suggeriscono l’utilizzo dei dispositivi mobili. È possibile farlo rendendo i siti mobile friendly e usando un’app per eventi per aiutare i partecipanti a saperne di più su relatori e sessioni. L’invito è anche a usare i social media per inviare contenuti per sviluppare una relazione con i tuoi partecipanti. Con l’intelligenza artificiale, l’apprendimento automatico e il 5G la meeting industry ha bisogno di esperti per eventi e riunioni che sappiano applicare queste tecnologie.

I Millennial sono i decision maker

I Millennial sono diventati il segmento più ampio della forza lavoro statunitense nel 2016, con il 35% e sono ora la più grande demografia di partecipanti a riunioni ed eventi, ovvero i decision maker che influenzeranno il futuro del settore. Se si vuole rimanere competitivi, è meglio iniziare a soddisfare i loro bisogni e desideri. Ecco che cosa vogliono: networking, esperienze piuttosto che beni materiali, condividere le esperienze sui social media.

Duty of care e sostenibilità

Garantire una pulizia profonda e accurata e l’accesso ai dati importanti è fondamentale per la mitigazione del rischio. Inoltre, l’ambiente e la sostenibilità sono tra i problemi più pressanti della società, come riferiscono anche i lavori del recente Cop26. I consumatori chiedono alle aziende di svolgere un ruolo attivo e la meeting industry non fa eccezione. Rendere un evento più sostenibile è possibile. Come? Eliminando i prodotti di carta e gli “extra” come badge, cartelli e blocchi per appunti, scegliendo spazi che utilizzano energia pulita (chiedere nell’Rfp se la sede ha iniziative verdi o certificazioni ambientali), mangiando locale con varietà di menu vegetale, optando per un luogo che sia facile da raggiungere per abbassare la carbon footprint.

Rotta verso destinazioni meno note

Le città secondarie stanno iniziando a farsi strada. Il costo rimane un fattore importante e queste possono risolvere il problema, specie se in contesti paesaggistici di rilievo. Peraltro, molte di queste destinazioni hanno location moderne e perfettamente attrezzate. Da non trascuare, ovviamente, anche la ricerca di siti inusuali che consentano di mantenere le distanze interpersonali.

Paola Olivari