La ripresa dei viaggi d’affari, la necessità di competenze e di servizi ai viaggiatori, le sfide legate al reperimento di spazi di co-working, il nuovo nuovo travel management aziendale. Sono questi, principalmente, i temi sviluppati nella survey di Hrs e Gbta che ha coinvolto i leader del business travel e del procurement di Europa e Nord America.

Ripresa accelerata

I risultati del questionario, inviato ai rispondenti poco prima della pausa estiva, evidenziano che i cambiamenti nella realtà della forza lavoro uniti a una ripresa più rapida del previsto stanno trasformando il management dei viaggi.

Secondo la ricerca, il 54% degli intervistati afferma che i viaggi d’affari sono ripresi più rapidamente del previsto, mentre il 77% ha affermato che sta dedicando più tempo alla risoluzione dei problemi dei viaggiatori.
Inoltre, lavoratori in remote working e riduzione degli spazi di lavoro stanno ridefinendo la realtà del luogo di lavoro.
I partecipanti al questionario hanno fornito risposte approfondite sulle tendenze riscontrate da reparti di risorse umane e travel management.

Il remote working fa bene

Due terzi (67%) ritengono che una volta aperti tutti gli uffici, gli scenari di lavoro ibrido saranno i più diffusi. Solo il 9% prevede che tutti i colleghi torneranno in ufficio a tempo pieno. Due intervistati su cinque (40%) riferiscono che le rispettive aziende hanno ridotto gli spazi destinati agli uffici. Quasi due intervistati su cinque (39%) affermano che la propria azienda sta assumendo più lavoratori da remoto di quanto non facesse prima della pandemia. Quasi quattro su cinque travel manager coinvolti (79%) affermano che le policy del lavoro da remoto rafforzano il morale dei dipendenti, mentre il 72% ritiene che queste contribuiscano al reclutamento di talenti.

Alla scoperta del co-working

Queste tendenze hanno generato una nuova esigenza in numerosi reparti di procurement: l’approvvigionamento di spazi di co-working per i meeting del personale. I risultati del questionario evidenziano molteplici sfide per le aziende che cercano di gestire i costi di tutti gli spazi di lavoro in modo consolidato.

Asticella alta

Solo il 17% dichiara che il procurement e la gestione degli spazi di co-working sono completamente gestiti. Ben il 44% ha risposto di non sapere in che modo l’azienda reperisce spazi di co-working. Più di sette su dieci (71%) affermano che trarrebbero vantaggio dalla disponibilità di dati consolidati provenienti da prenotazioni alberghiere, riunioni e co-working, mentre il 67% rivela che sarebbe più facile per i dipendenti utilizzare strumenti di pagamento aziendali validati tramite un singolo canale di prenotazione. Quasi tre quarti (74%) affermano che sarebbe più facile per i dipendenti prenotare contemporaneamente alberghi e spazi di co-working con la stessa tecnologia di acquisto/prenotazione.

Verso nuove opportunità

“Il punto di contatto tra il remote working e travel management è oggi sensibile. Queste realtà generano nuove opportunità per i responsabili di viaggi, procurement, risorse umane e finanza più orientati al futuro – afferma Tobias Ragge, ceo Hrs. “Le tecnologie per soddisfare queste tendenze sono in fase di lancio e perfezionamento, mentre l’automazione semplifica e migliora le esperienze quotidiane dei dipendenti. Con quale rapidità si sta valutando quale soluzione sia più adatta a una determinata forza lavoro massimizzando al contempo i costi operativi? Questa è la sfida di quest’anno”.

Viaggi d’affari in costante evoluzione

I risultati del questionario legati al ritmo del ritorno del business travel sono allineati alle sfide dei viaggi riscontrate negli ultimi mesi. Inoltre, sottolineano la crescente necessità di maggiori competenze in materia di dati business travel all’interno dei reparti di procurement e viaggi aziendali, poiché sempre più spesso si sfrutta l’analisi dei dati per definire le policy di travel management e gli investimenti.

Più della metà (54%) afferma che la ripresa del business travel si è verificata “più rapidamente” o “molto più rapidamente” di quanto previsto all’inizio dell’anno. L’assegnazione di tempo e attività nei reparti dei viaggi è notevole. Quasi quattro partecipanti su cinque (77%) affermano di dedicare “più tempo” o “molto più tempo” alla risoluzione dei problemi dei viaggiatori. Più della metà (52%) ha riferito di impiegare “più tempo” o “molto più tempo” nell’analisi dei dati. Alla domanda circa quale sarebbe lo skill set desiderato se ci fosse la possibilità di aggiungere una nuova risorsa al team, la convergenza tra servizio clienti ed esperienza nei dati business travel è risultata evidente. Quattro su dieci (40%) hanno affermato che le competenze in materia di servizio clienti sono sempre più richieste, mentre il 35% ha optato per l’esperienza nella gestione dei dati business travel.

Liberare risorse per il servizio clienti

“Le aziende si stanno affidando all’automazione per ottimizzare l’efficienza durante questa fase di ripresa post-pandemia – aggiunge Rogge -. Disporre di una soluzione di analisi dei dati dedicata o in outsourcing è una misura più indicata che mai, sia per promuovere la strategia futura sia per liberare risorse da destinare alla risoluzione di problemi con il servizio clienti”.

“Felici di vedere che i viaggi di lavoro stanno riprendendo – conclude Suzanne Neufang, ceo di Gbta –. La grande maggioranza dei fornitori e delle società di gestione di viaggi continua a segnalare aumenti delle prenotazioni ogni mese. Tuttavia, come evidenziato dal questionario, l’evoluzione a cui abbiamo assistito dopo la pandemia sta portando a un completo stravolgimento dell’ecosistema del business travel. I team di travel management adesso hanno un ventaglio più ampio di sfide da affrontare, oltre a negoziare accordi con i fornitori. Con grande probabilità la C-suite promuoverà la digitalizzazione di un numero maggiore di processi, l’implementazione di iniziative di sostenibilità e l’adozione di misure per migliorare la soddisfazione e la sicurezza. I leader si stanno adeguando, adottando provvedimenti per gestire i programmi di conseguenza”.