Il ritorno del bt, il contenimento dei costi e il disallineamento di carte aziendali e strumenti di spesa rispetto alle politiche aziendali: sono questi alcuni dei temi messi in luce dall’ultima indagine condotta da Skift e TripActions, “The state of corporate travel and expenses 2023“. Basato sui risultati di un sondaggio condotto su oltre 700 responsabili di aspetti finanziari e di viaggi aziendali e su più di 1.100 business traveller, il rapporto analizza in profondità come le società possano ripensare le proprie politiche e i propri strumenti tecnologici per rendere i programmi in ambito travel, le carte aziendale e la gestione delle spese più agili e flessibili, nell’ambito di una strategia olistica. I viaggi e le spese aziendali (T&E) hanno iniziato a subire modifiche nel periodo pandemico e nel post, poiché le aziende hanno dovuto rinegoziare le loro politiche in un contesto completamente nuovo. E’ necessario rispondere a diverse domande, per esempio come coniugare controllo dei costi, livelli di viaggi e trasferte che favoriscano relazioni, partnership e investimenti. Il ritorno dei viaggi d’affari, infatti, non equivale a un “business as usual”. Il lavoro da remoto e i nuovi requisiti per la gestione delle spese, la sostenibilità e il duty of care sono ormai un punto fermo.

Policy in mutamento

Le politiche di viaggio sono, poi, in continuo mutamento e la capacità di comunicare correttamente i cambiamenti e le relative conseguenze per i dipendenti è essenziale in termini di conformità e gestione dei costi. I business traveller, i travel buyer e i responsabili finanziari sono concordi nella necessità di implementare piattaforme e soluzioni di viaggio e di spesa più semplici e senza soluzione di continuità. Quasi la metà degli intervistati (49,1%) è pienamente concorde con il fatto che il business travel sia importante per la crescita dell’azienda e il 48,7% prevede di effettuare almeno sei trasferte nei prossimi 12 mesi; la ragione principale per tali spostamenti risiede nella partecipazione a meeting e conferenze. Inoltre, secondo il Meetings Outlook Spring 2022 di Mpi il 90% dei responsabili planning prevede condizioni di business favorevoli per i prossimi 12 mesi e l’85% stima una crescita della presenza dal vivo agli eventi. Quasi 3/4 degli intervistati ha intenzione di prendere parte a appuntamenti nelle sedi aziendali. Un altro trend importante emerso dall’indagine è la consapevolezza da parte delle aziende del fatto che i momenti di vacanza siano preziosi: quasi la metà delle società, evidenzia il rapporto, incoraggia i dipendenti a unire tempo per sé alla trasferta di lavoro.

Le tensioni ancora irrisolte

I costi e la complessità del settore sono, però, in aumento, il che rende necessari strumenti e tecnologie che supportino i cambiamenti e le sfide che si verificano costantemente nell’ambiente odierno. I dati dell’indagine rivelano tensioni ancora irrisolte in aree come la definizione delle policy e la conseguente conformità. I manager hanno dunque davanti a sé una serie di sfide complesse. Per essere efficaci, le policy devono mettere il dipendente al primo posto: quando ciò accade, i business traveller accettano il programma, si sentono protetti e connessi e ricambiano la fiducia utilizzando con sicurezza gli strumenti e le soluzioni fornite dall’azienda. I risultati della ricerca di Skift e TripActions suggeriscono, tuttavia, che sia la comunicazione delle policy e la loro conformità hanno bisogno di miglioramenti. Ma cosa causa una mancata compliance? Una spiegazione risiede nel fatto che i travel manager non esaudiscano il bisogno dei dipendenti di flessibilità, con scelte che includono selezione, schedulazione, riprenotazione e persino cancellazione di voli, autonoleggi e hotel. Altro punto dolente nei confronti dei dipendenti è la lentezza nella comunicazione di cambiamenti ed elementi oggetto di revisione nelle policy. Si può fare di più anche in termini di funzioni di sostenibilità e di tracciamento dell’impronta di carbonio. Ma soprattutto sono imprescindibili strumenti in grado di collegare senza soluzione di continuità parti frammentate dell’esperienza di viaggio, come la prenotazione, la gestione, il servizio clienti e le spese, il tutto in un’unica interfaccia.

Nicoletta Somma