Fattori come l’ingresso di nuovi cluster di viaggiatori,  lo smart working e la trasformazione digitale hanno modificato e continuano modificare le aziende. Il ruolo dell’automazione e dell’intelligenza artificiale sul posto di lavoro è già determinante e continuerà a crescere. In un contesto economico in cui l’eccezione è all’ordine del giorno, come possono le aziende aumentare l’efficienza del processo Travel & Expense? Ne abbiamo parlato con Andrea Piccinelli, Head of Sap Concur Italy, Malta and Greece.

“Attraverso l’ottimizzazione della spesa end-to-end e dei processi di gestione dei viaggi – spiega – , le aziende possono acquisire maggiore agilità, aumentando la soddisfazione dei dipendenti e rendendo la gestione della sicurezza in viaggio, la duty of care, una priorità strategica. Tra le novità che abbiamo presentato in occasione del primo Sap Concur Day, svoltosi a Milano lo scorso ottobre, ci sono soluzioni che vanno in questa direzione: Sap Concur Experience Optimizer by Qualtrics, che analizza i dati presenti nei programmi di viaggio al fine di attivare azioni mirate volte al miglioramento dell’esperienza utente e Sap Concur Detect by Oversight che, attraverso sistemi di intelligenza artificiale, controlla automaticamente le spese in ottica di prevenzione frodi e rileva modelli comportamentali, tipicamente difficili da individuare considerato l’elevato volume d’informazioni generate dal processo di rendicontazione della spesa. Queste soluzioni sono concepite per migliorare l’esperienza utente e di back-office in tutte le fasi del processo di spesa”.

Sempre in tasca

Il mondo del travel ruota intorno ai mobile device e al real time, come conferma Piccinelli.

“Grazie all’app per dispositivi mobili, Sap Concur riconosce i dati delle spese attraverso una semplice foto, generando ricevute elettroniche immediatamente disponibili compilando la nota spese in automatico.
Questa operazione è completata dall’abbinamento della spesa al relativo addebito della carta di credito, che viene importato automaticamente nel sistema, semplificando enormemente la gestione delle spese aziendali. Inoltre, le regolamentazioni locali e internazionali sono sempre più complesse e in continuo aggiornamento. Attraverso il supporto dell’Ai i team Finance sono in ottimizzare e velocizzare la verifica delle spese inserite da un punto di vista normativo e fiscale, ponendosi così dedicare ad attività più strategiche e a maggior valore aggiunto.

Una migliore esperienza di viaggio

Elementi chiave, che permettono di offrire una migliore esperienza di viaggio, sono sicuramente la digitalizzazione e la sostenibilità.

“Grazie alle tecnologie all’avanguardia delle soluzioni Sap Concur – dichiara Piccinelli -, le aziende possono supportare i dipendenti in tutte le varie fasi del processo di trasferta, dall’approvazione del viaggio alla gestione della sicurezza in mobilità fino alla condivisione di tutte le informazioni sull’itinerario di viaggio. Il processo di digitalizzazione abilita una maggior soddisfazione nell’Employee Experience. Le aziende disposte ad abbracciare e a investire sul cambiamento stabiliscono lo standard per le nuove best practice di oggi e di domani. Ciò di cui hanno bisogno ora sono strumenti e servizi che consentano loro di prendere decisioni strategiche e ripartire in modo efficace. Il successo di un’azienda dipende soprattutto dall’impegno dei propri dipendenti, chiamati ad affrontare numerose sfide, pertanto, facilitare le attività quotidiane si rivela un ottimo modo per supportarli”.

“Lato sostenibilità – aggiunge -, Sap Concur dispone inoltre di molteplici funzionalità e controlli atti a supportare gli obiettivi dei propri clienti, sia per guidare i dipendenti verso scelte green, sia per rendicontare le emissioni generate dai viaggi aziendali”.

I pillar del business travel

Secondo il Head of Sap Concur Italy, Malta and Greece, il business travel vedrà sempre più crescere questi trend.

Digitalizzazione: dal biglietto aereo al carnet del tram, passando per la mappa digitale degli spostamenti durante la trasferta. Tutto il necessario dovrà essere sempre di più a portata di smartphone.
Personalizzazione: ogni viaggiatore ha delle esigenze diverse. Per questo i servizi e l’esperienza dovranno soddisfare le necessità specifiche di ogni dipendente.
Sostenibilità: l’impatto ambientale degli spostamenti di lavoro sarà un tema sempre più rilevante. I viaggiatori sono sempre più coscienti dell’impatto sociale, economico e ambientale delle proprie scelte di viaggio. Motivo per cui si cercherà di trovare delle soluzioni sempre più attente all’ambiente.
Semplicità: nel rapporto tra azienda e dipendente, spesso la rendicontazione delle spese di viaggio è un’attività onerosa per il dipendente. Motivo per cui rendere il processo sempre più facile e digitale diventa fondamentale.
Less is more: crescerà sempre di più il bisogno di un’unica soluzione integrata Travel & Expense che racchiuda tutti i servizi necessari al viaggio, per fornire un quadro chiaro e semplice della situazione a colpo d’occhio.

PO