Il contesto in cui le aziende operano richiede un focus sempre più spinto sull’efficienza e l’automazione dei processi rappresenta una risposta a questa esigenza. Tuttavia, l’automazione deve necessariamente essere combinata alla flessibilità delle soluzioni di gestione dei viaggi per rispondere a una maggiore volatilità, effetto sia di cicli decisionali più rapidi, sia di sempre più frequenti eccezioni, frutto di eventi inaspettati (es. pandemia, conflitti, shock forniture). Guida Viaggi ha approfondito questo argomenti con Corrado Soda, Director Sme & Large Account Sales, American Express Italia.

Comparazione e compliance

“La pandemia – spiega Soda – ha sicuramente messo a dura prova l’industria del travel, rendendo sempre più evidente che, per gestire in modo ottimale il carico di lavoro del back-office, è necessario spingere l’adozione non solo di soluzioni automatizzate, ma anche dei sistemi di prenotazione autonoma dei viaggiatori aziendali, i cosiddetti self booking tool, in modo da liberare energie per gestire attività a più alto valore. Inoltre, la pressione crescente alla riduzione dei costi rende sempre più rilevante la comparazione delle soluzioni di viaggio e la verifica dell’aderenza alle travel policy. Strumenti di controllo evoluti e automatici da parte del travel manager sono un must. Infine, l’analisi dei dati di viaggio ex-post può generare validi insight per indirizzare scelte strategiche su partnership o relazioni preferenziali con fornitori, per cui la reportistica di business è un servizio indispensabile”.

Il nodo payment

“Le soluzioni di pagamento virtuali – spiega Soda, -, in particolare il V-Payment Next Generation (vNG) di American Express, offrono alle aziende la possibilità di semplificare ed efficientare il viaggio attraverso una completa automazione del processo durante l’intero journey. Il vNG può essere integrato direttamente con gli applicativi gestionali e di contabilità aziendale consentendo, ad esempio, di prenotare un viaggio restando all’interno di tali ambienti. Inoltre, sempre in modo del tutto automatico, è possibile creare una carta virtuale specifica per il singolo viaggiatore, definire parametri di riferimento in linea con la travel policy per gestire la fase attiva del viaggio quali ad esempio il massimale di spesa, la durata di validità, la lista degli esercenti o fornitori elegibili per i pagamenti. Infine, nel post-viaggio il vNG consente la riconciliazione automatica di tutti i flussi di pagamento, con una riclassificazione delle spese secondo diverse viste contabili o di business (es. commessa, centro di costo, viaggiatore, business unit, fornitore). Questo elevato livello di automatizzazione è, quindi, combinato ad una profonda flessibilità per cui la soluzione può essere riconfigurata in modo dinamico in funzione delle esigenze aziendali garantendo un recupero di efficienza rispetto a soluzioni manuali o automatiche, ma più rigide in termini di configurazione”.

Ritardo nella transizione digitale

Automazione, digitalizzazione, end-to-end management: la necessità di un’implementazione nella crescita tecnologica delle aziende sembra, almento in Italia, ancora lacunosa.

“Non è un mistero – prosegue il Director Sme & Large Account Sales di American Express Italia – che l’Italia sia in ritardo nel processo di transizione digitale e che le aziende mostrino un gap rispetto agli altri Paesi europei (incidenza di esperti Ict sul totale occupati pari al 3,8% vs il 4,5% della UE). Tuttavia, la trasformazione digitale rientra tra i pilasti del Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza (Pnrr) con una dotazione di circa 40 miliardi di euro, valore superiore ai fondi che saranno destinati da Germania, Francia e Spagna messi insieme (38 miliardi di euro). In Amex, siamo impegnati a sostenere il percorso di digitalizzazione soprattutto delle Pmi, che deve essere accelerato. Secondo una ricerca Amex-Bva Doxa, se negli ultimi 2 anni il 52% delle aziende ha rivisto i processi interni finalizzati alla digital transformation, il 60% alloca meno di 10mila euro all’anno per le dotazioni digitali”.

La trasformazione digitale consentirà di raggiungere risultati significativi anche per il business travel in termini di semplificazione della gestione delle trasferte, controllo dei costi, rispetto delle travel policy, rendicontazione contabile, analisi delle soluzioni ottimali, sicurezza e solidità dei processi autorizzativi.

Nuovi paradigmi lavorativi

Le previsioni sul business travel a livello mondiale sono positive. Per avere qualche dato complessivo, l’ultima ricerca Morgan Stanley di dicembre 2022 evidenzia che le Global Corporate hanno aspettative di crescita dei budget travel per il 2023 (fino a +10% rispetto al 2019).

“Sebbene il tessuto imprenditoriale italiano ed europeo, sia costituito principalmente da Pmi – chiarisce Soda -, il dato complessivo è sicuramente una cartina tornasole per comprendere i principali trend. Anche la pandemia sta generando nuove opportunità, inizialmente non immaginabili. Ad esempio, l’home working sta contribuendo a cambiare il paradigma di gestione della forza lavoro che adesso è messa nella condizione di fare nuove scelte di vita, stabilendo il proprio baricentro abitativo con maggiore flessibilità rispetto alla sede aziendale. Questo nuovo paradigma creerà l’esigenza di nuove categorie di business travel: eventi per raggruppare i team ormai abituati ad un lavoro ibrido, in parte remoto, creare coesione e cultura aziendale. Inoltre, una maggiore adozione di video-conferenze facilita lo sviluppo di maggiori e più frequenti connessioni tra clienti-fornitori e partner stimolando nuove opportunità di incontro in persona”.

“Definito il contesto – precisa il manager – le sfide su cui American Express sarà impegnata nel medio termine riguardano digitalizzazione, duty of care, bleisure, analytics ed Esg. La pandemia è stato un banco di prova molto importante e, nel momento in cui il mondo ha quasi azzerato i viaggi di affari, non abbiamo mai perso la nostra relazione con i clienti, e la vicinanza ci ha messo nelle condizioni di cogliere in anticipo alcuni nuovi trend del prossimo futuro”.

“In sintesi, l’infrastruttura e le competenze digitali sono un fattore abilitante anche per una gestione efficace dei viaggi d’affari e per un importante recupero di efficienza. La trasformazione digitale consentirà quindi anche l’accesso a soluzioni di pagamento state of art, quali ad esempio le carte virtuali American Express”, conclude Soda.

PO