Viaggi d’affari: automazione e sentiment per contenere inflazione e turnover

Sei per cento a luglio, in Italia, una media del 7 in Europa. I tassi di inflazione sono in aumento in tutto il mondo, il 39% delle aziende è in difficoltà finanziaria a causa del potenziale impatto che questi avranno sul futuro dei mercati. Inoltre, il 36% delle organizzazioni riconosce che la propria azienda non ha una visione in tempo reale su ciò che viene speso. Nell’attuale periodo di turbolenza economica, cresce la preoccupazione di incorrere in spiacevoli imprevisti, come superare il budget assegnato una volta che sono state dichiarate tutte le spese. A fotografare la situazione è una ricerca condotta da Sap Concur.

Processi inadeguati

La survey rivela che i cfo e i responsabili finanziari prestano grande attenzione alla quadratura del bilancio, al controllo dei costi e alla prevenzione dei rischi. Una categoria di spesa facile da controllare e da monitorare in questo contesto è rappresentata dai costi di viaggio e dalle spese operative. Per molte aziende, il caro-vita sta dimostrando come le attuali procedure di spesa siano inadeguate.

Una delle sfide più importanti è rappresentata dalle politiche che riguardano il lavoro da remoto, un aspetto relativamente recente preso in considerazione dall’arrivo della pandemia. Molti degli attuali processi di spesa sono lunghi, non digitalizzati ed estenuanti, soprattutto per i dipendenti. È proprio questo genere di problematiche che ha fatto nascere nei dipendenti un grande desiderio di automazione.

Attualmente, la metà di coloro che lavorano nelle aziende ritiene che l’automazione semplificherebbe il processo di richieste quali quelle di rimborso spese. Il 51% dei responsabili finanziari e delle risorse umane intervistati concorda sul fatto che ci si affida troppo a processi manuali che non si sposano con il lavoro ibrido, nel quale, per definizione, manca, almeno in parte, la presenza fisica.

Precorrere i tempi

Nel contesto dell’analisi delle priorità di un’azienda, è fondamentale ricordare che incontrare periodicamente dal vivo i propri clienti, partner finanziari e prospect resta fondamentale. Tuttavia, vista l’attuale situazione economica, le aziende potrebbero dover rivedere l’ordine delle priorità e mettere in discussione il ritorno sull’investimento dei viaggi d’affari.

Una soluzione per far sì che i viaggi d’affari siano efficaci è assicurarsi che i team siano ben organizzati e preparati. Pianificando in anticipo gli incontri, l’ufficio finanziario può collaborare direttamente con i vari reparti prendendo in considerazione una più ampia gamma di opzioni. Ad esempio, chi viaggia per affari può basare su criteri concreti concordati con le figure apicali per valutare se sia più efficace una riunione di persona, virtuale, oppure diverse attività per interagire con più clienti o potenziali clienti nei pressi della propria sede prevista. Ripensare concretamente il concetto di Roi nei viaggi d’affari collocherà le aziende in una buona posizione di partenza per affrontare le innumerevoli sfide attuali, come quella ecologica.

Obiettivi a lungo termine

Un altro modo per far fronte all’aumento dei tassi di inflazione è quello di coordinare le azioni di breve raggio con gli obiettivi aziendali a lungo termine. Allineando le azioni a breve termine con le strategie che guardano al futuro, i Cfo possono aiutare l’azienda nel suo complesso a navigare nei periodi di instabilità e di crescita, riuscendo persino a trarne vantaggio.

Le decisioni relative alla gestione dei viaggi e delle spese sono esempi perfetti di ciò che si può ottenere con questa profondità nella pianificazione. Non si tratta di tagliare acriticamente tutti i viaggi e le spese; le aziende possono però indirizzare i dipendenti nella giusta direzione con politiche chiare e informazioni aggiornate in tempo reale. Ciò può essere fatto implementando strumenti di prenotazione professionali che supportino le prenotazioni nel rispetto delle politiche dell’azienda, consentendo l’accesso a dashboard personalizzati, in tempo reale e interattivi e a report personalizzabili.

La visibilità su tutti i dati consente inoltre di prendere decisioni lungimiranti, come la negoziazione di tariffe competitive con i fornitori più utilizzati, come gli hotel.

Human first

Per anni, le organizzazioni hanno ottimizzato la propria capacità di controllare i costi, garantire la conformità e fornire più velocemente report accurati adottando una serie di tecnologie. Tuttavia, la maggior parte di questi investimenti è incentrata sullo snellimento, il miglioramento e la scalabilità dei processi, non sull’esperienza dei dipendenti.

Implementare gli investimenti digitali a partire dall’esperienza delle persone significa porre le basi per l’adozione di nuovi strumenti e quindi per una crescita aziendale scalabile e facile da usare per tutti. Un passo fondamentale per raggiungere questo livello di maturità digitale è l’acquisizione di dati concreti sul sentiment dei dipendenti. In questo modo si ottengono informazioni che possono aiutare a colmare il divario tra ciò che i dipendenti si aspettano da un programma di viaggi e spese e le loro esperienze reali.

Quando l’esperienza dei lavoratori diventa più positiva, le aziende ottengono una maggiore produttività, un aumento del fatturato per dipendente e una notevole riduzione del turnover della forza lavoro.

Tags: ,

Potrebbe interessarti