Know how e idee il segreto per fare i gruppi

“Per fare i gruppi ci vogliono know how e idee. Fare groupage è una cosa, fare gruppi è un’altra”. Parola di Claudio Busca, direzione generale leisure Gruppo Bluvacanze, che si sofferma ad analizzare questo tipo di prodotto, in che cosa consista e cosa serva ad una adv che desidera approcciarsi a questa attività. E’ bene sapere che si tratta di un prodotto su cui vale molto la pena investire, impegnativo, che deve essere ben costruito e che richiede una buona dose di specializzazione.

Le tre tipologie di gruppi

Il manager identifica tre tipologie. Fare un gruppo di 20 persone per Sharm, cosa vuol dire? “Che ho venduto a 20 persone a una tariffa più bassa un viaggio che le persone volevano comprare. Io adv ho trovato il modo di mettere insieme le persone ed ognuno ha comprato il prodotto in modo individuale. Si tratta di dieci pratiche individuali, dieci persone che si ritrovano in un villaggio”. Questa è la prima tipologia di gruppo.

Diverso è il gruppo che diventa un prodotto. In questo caso l’adv può organizzare un viaggio a Sharm per persone che fanno parte di un centro anziani o per un gruppo di amici “ed è lei stessa ad accompagnarli, fa da coordinatore, li assiste durante tutto il viaggio, compie una serie di attività per cui quello diventa il suo viaggio”. E questa è la seconda tipologia.

Poi c’è il terzo tipo, cioè l’adv costruisce il viaggio che prevede delle esperienze particolari organizzate da lei. Busca fa l’esempio sempre del gruppo anziani accompagnato dall’adv, ma questa volta viene aggiunto l’elemento distintivo, quello che fa la differenza ulteriore rispetto alle altre due tipologie, perché assieme al gruppo c’è anche il campione mondiale di burraco. Intendiamoci ci potrebbe essere anche un prestigiatore per appassionati di magia, un campione sportivo o di ballo, le occasioni sono molteplici così come gli interessi delle persone, quello su cui è importante focalizzare l’attenzione è che in questo caso, qualunque esso sia, “è stato creato un prodotto in esclusiva che si può comprare solo da quella adv”.

Come sottolinea il manager nella costruzione del prodotto l’esperienza proposta è molto importante e “vale nel momento in cui si passa alla fase della commercializzazione”. Alla base ci sono vari passaggi, “c’è la persona che va a parlare con il centro anziani, c’è il lavoro di comunicazione, l’attività sui social, è un modo diverso di stare in agenzia e di vendere i viaggi”, osserva il manager. C’è anche la responsabilità dell’organizzazione e “se sei fuori assieme al gruppo il problem solving lo devi applicare al momento, i complaint li devi affrontare in loco, perché sei guida, accompagnatore e, a volte, anche organizzatore del viaggio”.

Un prodotto su cui investire

Il manager non ha dubbi sul fatto che stiamo parlando di un prodotto “sul quale investire tanto, perché c’è l’esclusiva su cui si può  costruire un catalogo, ma soprattutto che si può comprare solo da quella adv, che ha così creato qualcosa di suo. Quel tipo di conoscenza diventa la sua firma sul prodotto, poi, però, si deve essere bravi a commercializzarlo”.

La commercializzazione non è facile, mette in guardia Busca e il consiglio che dà è che “una adv che vuole iniziare a pensare a come commercializzare il prodotto deve valutare i canali di vendita, le attività legate alla comunicazione, che sono molto time spending. Per una adv esperta e con l’idea giusta l’80% è fatto dalla commercializzazione, il 20% dalla organizzazione del viaggio”. È come se creasse una sorta di “tribù” o di community.

Tra i punti di forza il fatto che si tratti di un lavoro che “non prevede il rischio di concorrenza così forte perché il cliente vuole te”, c’è quindi una esclusività della proposta e di chi la proposta la fa. Non solo, i gruppi “rimangono e da un gruppo nasce un altro gruppo, si conoscono, trascorrono tanto tempo assieme. Addirittura – aggiunge Busca – il gruppo successivo nasce durante il viaggio”. C’è quindi un tasso di fidelizzazione alto.

Il valore della specializzazione

Come deve essere una adv che vuole organizzare gruppi? L’identikit è uguale sia per chi organizza un viaggio di nozze, per chi fa Mice o propone giri in moto, sostiene Busca e questo perché “la specializzazione è il valore nel mondo delle adv. Tante volte ho incontrato agenzie specializzate nei gruppi che però rappresentavano il 10% del loro fatturato. Se si vuole approcciare questo prodotto ci si deve strutturare, si devono dedicare tempo, risorse e denaro”.

Bisogna mettere in conto che molte serate saranno dedicate a fare incontri in agenzia, ad andare negli oratori, a girare per il proprio paese o città. Se si vuole organizzare “un mega torneo di burraco a bordo di una nave Msc per una crociera nel 2025, l’adv dovrà contattare i centri anziani, parlare con la scuola di burraco, con il direttore”. Si intuisce facilmente che tutto ciò “non è mettere la locandina fuori dal punto vendita”, è ben altro. E poi, ovviamente, si deve conoscere ciò che si propone, cioè si deve condividere l’interesse, che sia il burraco, la danza o la disciplina sportiva, è da questo che nasce la specializzazione. “Qualsiasi passione può diventare un’esperienza in viaggio”.

Da 5 a 20 gruppi l’anno

Dal canto suo il network si è strutturato nella gestione con applicativi sul gestionale Ada per adv Bluvacanze e Blunet, “abbiamo messo a disposizione la funzionalità gruppi nel software gestionale e le adv possono scaricare il catalogo con gli itinerari”.

Quanto al network alla domanda su quante siano le adv che fanno gruppi, la risposta è netta: “Tante, tutte”, dice Busca, ma quelle “focalizzate sui gruppi, saranno una ventina”.

Si parla di una media che va da 5 a 20 gruppi l’anno. Ci sono adv che programmano il calendario per un anno, “chi fa gruppi oggi sta pensando al 2025”, afferma, facendo intuire il lavoro di programmazione richiesto. Quanto al numero di persone partecipanti, dipende dalla tipologia del gruppo organizzato, “per il Mercatino di Natale possono essere 50 persone, per il tour archeologico 20, per la crociera del tango anche 300, ma per la Polinesia non più di 15, perché chi la sceglie si vuole ritagliare un’esperienza esclusiva”.

Qual è la resa? “Il margine di contribuzione lordo su una pratica può essere molto più alto, soprattutto per la terza tipologia di gruppi identificata – spiega il manager -. La contribuzione dipende molto da quanto mi costa la commercializzazione di quello che sto mettendo in piedi. Più si fa community e meno costa”. Ovviamente se l’adv è anche t.o. si prende in carico i rischi dell’operazione. In sintesi “L’investimento è proporzionale al tipo di ambizione che si ha”.

Stefania Vicini

Tags: ,

Potrebbe interessarti