Viaggi e trasferte aziendali: come gestirli al meglio

In ambito aziendale, la gestione efficace dei viaggi e delle trasferte rappresenta una sfida costante, ma anche un’opportunità significativa per ottimizzare le risorse e migliorare l’esperienza dei dipendenti. Adottare un approccio full digital può trasformare radicalmente sia la gestione operativa che l’impatto sul conto economico delle aziende. Per adottare un approccio di questo tipo, è necessario considerare 4 aspetti fondamentali. A dirlo Frida Mura, head of sales hr solution Archiva Group, società che da oltre 25 anni eroga consulenza, servizi e tecnologie in ambito digitale ed è organizzata in practices specializzate negli ambiti Administration & Finance, Procurement, HR & People Management, Legal e ICT. Il gruppo ha sedi in diversi Paesi europei e ha una customer base attiva di oltre 1.500 imprese di dimensioni medie, grandi e multinazionali, con utenti attivi in oltre 40 Paesi nel mondo.

Le differenti funzioni aziendali

La gestione delle trasferte coinvolge diversi dipartimenti all’interno di un’organizzazione, dagli amministrativi agli hr, fino ai diretti interessati, ovvero i dipendenti che viaggiano per lavoro. Ogni attore coinvolto ha esigenze e aspettative diverse, che spaziano dall’accesso a policy di viaggio personalizzate fino alla gestione semplificata delle spese. La chiave di successo è l’implementazione di una soluzione che consenta a tutti gli attori coinvolti di vivere un experience positiva attraverso un processo digitale efficiente e smart.

La digitalizzazione del processo

La digitalizzazione dei processi relativi alla gestione trasferte e relative spese rappresenta il cuore della trasformazione. Attraverso l’uso di piattaforme integrate è possibile automatizzare l’intero processo, dalla prenotazione del viaggio alla conservazione digitale delle ricevute e alla riconciliazione delle spese. Questo non solo riduce il carico operativo sui dipendenti, ma offre anche una visibilità completa dell’andamento delle spese di trasferta, permettendo un monitoraggio continuo del budget e una pianificazione finanziaria più efficace.

Personalizzazione e scalabilità

Un altro aspetto fondamentale è la capacità di personalizzare e scalare la soluzione in base alle esigenze dell’organizzazione. Che si tratti di una piccola media impresa in crescita o di una corporate multinazionale, la flessibilità della soluzione adottata permette di adattarsi a contesti aziendali in evoluzione, assicurando sempre la massima efficienza e l’adeguamento alle policy aziendali. E alla compliance normativa di riferimento.

Integrazione con altri sistemi aziendali

La capacità di integrare la soluzione di gestione viaggi e spese con altri sistemi aziendali, come Erp o payroll, rappresenta un ulteriore step verso l’efficienza operativa. Questo tipo di integrazione permette di semplificare ulteriormente i processi amministrativi e di garantire una gestione delle risorse umane e finanziarie ancora più efficace.

In sintesi, la gestione delle trasferte aziendali e relative spese rappresenta un’area di grande potenziale per le organizzazioni che scelgono di adottare un approccio innovativo, basato sulla digitalizzazione e sull’integrazione dei processi. Dal punto di vista economico, una gestione ottimizzata delle trasferte può significare una riduzione significativa dei costi non previsti e una migliore allocazione del budget. Inoltre, grazie alla digitalizzazione, è possibile assicurare la piena conformità con le normative vigenti, evitando potenziali sanzioni e massimizzando i benefici fiscali legati alla documentazione digitale delle spese. Attraverso soluzioni avanzate e personalizzabili come Requiro e Captio Emburse, ad esempio, è possibile non solo migliorare l’esperienza dei dipendenti in trasferta, ma anche ottimizzare la gestione delle risorse e assicurare la conformità normativa, contribuendo così al successo e alla crescita aziendale.

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