La meeting industry italiana sta vivendo una stagione di grande positività, con un aumento di congressi ed eventi business (340mila nel 2023 pari a un +12% secondo l’Osservatorio Italiano dei Congressi e degli Eventi -Oice) e, anche se gli alberghi congressuali rimangono la tipologia più utilizzata (77,8% degli eventi totali), si assiste al contempo a una ricerca di venue fuori dai circuiti più consolidati per compensare la forte richiesta del turismo leisure e internazionale, che hanno ripreso la corsa. E l’intelligenza artificiale si innesta prepotentemente quale nuovo challenge per il Mice.

Altra tendenza riguarda la crescita di servizi di alta qualità, che richiedono sedi avanzate dal punto di vista dei servizi e delle tecnologie e personale formato e costantemente aggiornato. Di impatto dell’intelligenza artificiale sul ruolo dell’event manager si è parlato proprio durante il MARTEDIturismo by Guida Viaggi dal titolo “Il ruolo dell’event manager nell’era dell’intelligenza artificiale” organizzato in collaborazione con Micasas e con la sponsorizzazione tecnica di Videocomunicando.

Cipriani, Uvet GBT: “Clienti sempre più demanding”

“Il numero degli eventi sul territorio – afferma Sabrina Cipriani, Head of Meeting & Events – Pharma & Healthcare Director del Gruppo Uvet GBT – è in costante crescita, sia negli anni passati sia 2023 su 2024. Nei primi 5 mesi abbiamo già gestito +40% di eventi rispetto all’anno scorso. Di conseguenza, aumenta anche l’adozione della tecnologia perché il cliente vuole vivere appieno l’evento. Per quanto riguarda l’intelligenza artificiale, abbiamo fatto diversi investimenti in questi ultimi anni creando un tool, utilizzato inizialmente da un unico cliente, e poi messo a disposizione su più ampia scala. In questo strumento abbiamo inserito tutto lo storico di eventi e meeting di ogni cliente attraverso un database estremamente puntuale e preciso, certificazioni di sostenibilità comprese. Un ulteriore investimento in tecnologia permetterà ai clienti di essere autonomi nella ricerca, nella verifica delle disponibilità delle sale e nella prenotazione. Tutto ciò che è implementato e inserito nei nostri data base fa risparmiare tempo, questo è il fulcro”.
Ma il mercato alza via via l’asticella: “Il cliente è molto demanding, chiede reportistica, dati e interazione, specie i nostri del Pharma. L’Ai ci aiuta a semplificare i flussi lavorativi e a velocizzare quanto possibile, per lasciare gli aspetti di maggiore valorialità all’intelligenza umana. Nel business travel sono stati fatti passi da gigante grazie alla tecnologia, la meeting industry sta arrivando. Ma l’aspetto da non dimenticare è che l’evento è un’esperienza, un’emozione, quindi l’intelligenza artificiale può supportare, ma non sostituire ciò che è l’apporto umano”.

Sciumè, Aim Communication: “Una tecnologia pervasiva”

Nicola Sciumè, ceo di Aim Communication, presidia l’area dello sviluppo dei progetti di comunicazione e di innovazione tecnologica. “Nel nostro contesto risiede il laboratorio delle esperienze che rendiamo disponibili con la piattaforma del gruppo – commenta -. Da un anno abbondante abbiamo inserito l’utilizzo dell’Ai, abbiamo lavorato in modo agile e abbiamo spiegato alle persone l’importanza di usare questa tecnologia. La risposta è stata interessante”. Lo stimolo lanciato è andato nella direzione di affermare che, essendo pervasiva, l’Ai “deve pervadere il lavoro di ciascuno e si tratta di capire come fare in modo che diventi un buon compagno per le proprie attività”.
Discorso che vale anche per le offerte commerciali: “Attivando lo strumento per il dominio aziendale, lo stesso acquisisce informazioni dell’azienda e suggerisce all’account quali servizi possono essere correlati a ciò che sta provando a descrivere”. Praticamente una nuova tipologia di tool che deve avere un utilizzo concreto.

E quando si parla di limiti, il manager replica: “Non ci sono limiti all’empatia e alla creatività anche per ChatGpt 4.0, le frontiere vengono abbattute e la creatività dell’evento viene preimpostata da un prompt. Sta alle persone poi scremare e selezionare”. Sul fronte aziendale si collegano delle Api ai propri sistemi operativi aziendali, per fare in modo che si possa usare il motore sui propri dati e aiutare il business process manager ad avere i tool per determinare calendario, incastro degli allotment per gli eventi. Lo strumento ha però bisogno di essere correttamente guidato e “la sfida è quella di imparare a governarlo”. E l’Ai, sottolinea Sciumè, amplifica i servizi “unattended” o di self service.

Brambilla, Pycla: “Cambiare il modo di lavorare”

Il relatore al podio e, in video, la trascrizione automatica real time dello speech con i numeri, le sigle, la punteggiatura e le pause, così come il riconoscimento della lingua di chi sta parlando e la traduzione.
“La nostra azienda – dice Luca Brambilla, Cco di Pycla – è nata come supporto per i consigli d’amministrazione, per consentire la registrazione e la trascrizione completa dei lavori in un documento. Successivamente è sorta la necessità di internazionalizzare e pertanto abbiamo collegato la traduzione, immediata e automatica, oggi disponibile in oltre 100 lingue. Subito abbiamo compreso come questa applicazione potesse interessare il mondo dei meeting, delle conferenze. È possibile utilizzare un rack oppure un sistema più leggero ma meno veloce e con una tessera magnetica personalizzata identificare ogni relatore. Questa soluzione ci permette anche di fare dei riassunti precisi, molto utili in convegni lunghi nei quali è necessario sintetizzare gli interventi di ognuno dei relatori e, nel caso, stamparli già alla fine dell’evento. Le richieste emergono man mano e l’ascolto è fondamentale per comprendere le esigenze. I costi sono variabili e dipendenti dalla dimensione dell’evento e dalla domanda”.
E avverte che “il nostro modo di lavorare dovrà cambiare utilizzando questi sistemi che saranno in costante evoluzione e noi in continuo apprendimento con corsi e aggiornamenti. Questa tecnologia porterà a doverci dotare di skill sempre maggiori per poter dialogare con lo strumento. Perché bisogna anche saper chiedere quello di cui abbiamo bisogno. Quindi la formazione, a mio parere, sarà il tema nodale del futuro”.

“Lavoriamo – ha aggiunto Nicola Bressanin, Chief Technology Officer di Pycla – allo sviluppo di sistemi sempre più intelligenti, anche con modelli che riconoscano pattern commerciali, e al tempo stesso trasparenti. Il nostro obiettivo è fornire un sistema di supporto da integrare nel workflow quotidiano per un flusso che non vada neanche più controllato. Riteniamo l’Ai abbia tanto valore quanto più è in grado di facilitare la vita alle persone, dalla semplice raccolta di dati alla business intelligence in tutta la catena aziendale e del professionista”.
Un esempio? “Non voglio leggere un sottotitolo ma sentire la persona col suo tono in voce originale, però nella mia lingua e in tempo reale”.

Boccanelli, Tc Group: “Un work in progress”

L’attività tecnologica di Tc Group è un work in progress “e fra qualche mese – avverte Alberto Boccanelli, Sales Director di Tc Group – ci saranno nuove applicazioni”. L’azienda in questione è provider di tecnologia in ambito eventi.

“L’Ai è un sistema di analisi di dati – spiega -. Noi stiamo sviluppando la parte di computer vision, ossia la capacità di trasformare in dati dei supporti visivi, come immagini e video, ottenendo dati attraverso immagini riprese da una telecamera. Abbiamo diverse applicazioni e vogliamo portare sempre più questo progetto nel Mice. Ci consente di fornire all’event manager un supporto di dati, infatti tramite la computer vision è possibile quantificare e ottenere dati certificati su ciò che il partecipante fa per supportare l’event manager prima e dopo l’evento”.

“Si tratta di dati aggregati e la computer vision anonimizza i partecipanti – spiega Boccanelli – , “si viene individuati come unici partecipanti tramite una serie di parametri che consentono la classificazione per fascia d’età, sesso, unicità”.
Sul rischio di depauperamento culturale, Boccanelli afferma che potrebbe esserci “ad esempio usando un servizio di trascrizione-traduzione che mette a rischio l’apprendimento delle lingue, ma fintanto ché non demanderemo la decisione finale alla tecnologia e saremo capaci di discernere avremo il controllo”.

Severini, HelmsBriscoe: “La necessità dell’ascolto”

Alessandra Severini, Manager Global Accounts di HelmsBriscoe, spiega come l’azienda – nata a Scottsdale in Arizona, con attualmente 1.600 associati in tutto il mondo per lo scouting di location aziendali – impieghi “due sistemi, HB Insight, che permette di utilizzare tutti i dati ricavati dalle site inspection delle venue, utile specie su destinazioni lontane dalle nostre abitudini e dalla nostra mentalità e che ci aiuta a pianificare con maggiore precisione e avere un dato più storico, e HB Connect, che permette di mandare la Rfp dopo aver ascoltato il cliente e acquisito informazioni sul budget, la tipologia, i partecipanti, la destinazione. Molti concludono un evento e iniziano immediatamente a cercare la location per il successivo. Stiliamo una short list attraverso il tool di Ai, che permette di ricercare all’interno un database di migliaia di location alcune soluzioni, e a quel punto si inserisce l’intelligenza umana”.

“Abbiamo bisogno – spiega – di interfacciarci con i clienti per comprendere quale risultato desiderino. Nelle richieste stiamo assistendo anche a una ripresa della parte più creativa, gli incentivi, i premi di produzione. Con il leisure forte e l’aumento delle tariffe alberghiere, ci scontriamo anche con la difficoltà nel sourcing delle location. Soprattutto nella prima fase, l’intelligenza artificiale può essere fondamentale per la riduzione dei tempi e per ottenere dei dati precisi e puntuali”.

I tempi sono cambiati rapidamente, così anche i modelli di acquisto. “Qualche anno fa – precisa la manager – pianificavamo e bloccavamo gli spazi negli alberghi due o tre anni prima della data dell’evento mentre oggi i tempi sono contratti. È tutto molto veloce ma al contempo dobbiamo mantenere lo stesso livello, la stessa coscienza, lo stesso servizio e non dobbiamo deludere il cliente rispetto al passato. Questo strumento c’è, ci sarà sempre più e va fatto entrare correttamente nelle nostre vite. La tecnologia è indispensabile”. Ma, sottolinea, “il confronto, l’empatia, il guardarsi negli occhi e stringerci la mano sono impagabili”.

Bonfiglio, Hrs: “Bt e Mice due settori non distanti”

Hrs nasce come banca letti per il corporate per poi aprirsi all’ambito Mice, “perché le due cose non sono così distanti”, dichiara Nelly Bonfiglio, Director of Sales per l’Italia e il Sud Europa di Hrs. Con i suoi 50 anni di storia, l’azienda si pone l’obiettivo di digitalizzare il mondo del lodging per il business travel, “poi con il cambio degli scenari – sottolinea – ci siamo resi conto che la tecnologia è fondamentale sia per il mondo del lodging che per quello degli eventi”. Dal proprio osservatorio, la manager ricava un dato rilevante: “Da qui al 2030 si assisterà a un +20% di meeting ed eventi”. E se nel post Covid le modalità di lavoro sono cambiate radicalmente, e ci si incontra di meno, “si intensificano le occasioni d’incontro per training e piccole convention; i rispondenti a una nostra survey interna precisano però che aumenta la complessità organizzativa”.

Un lavoro, quello dell’event manager, particolarmente laborioso e intenso. “Se un tempo ci volevano sei ore a pratica per richiesta preventivi, scouting, prenotazione e fatturazione, ora grazie a una tecnologia proprietaria che ha sviluppato la piattaforma Connect, possiamo supportare l’event manager per le fasi di ricerca, scouting e prenotazione delle strutture in 45 minuti”.

L’event manager può avere una “visione totale delle proposte, fare una comparazione, chiedere preventivi e ricevere risposte dall’hotel, gestire il caricamento dell’allotment, tutto in modo digitale. Una delle tendenze, inoltre, vede gli event planner chiedere dei pacchetti preimpostati e gli hotel inseriscono l’instant pricing. Con questo sistema si può visionare, comparare, prenotare e pagare chiudendo il cerchio”.

Per quanto riguarda poi la convergenza tra mondo corporate e Mice, “il 70% degli hotel negoziati dai travel manager del business travel – dichiara Bonfiglio – sono gli stessi dei meeting planner e la tecnologia ci viene in aiuto, consentendo alle aziende di fare bundling di volumi, garantendosi aree di risparmio”.

Arese, Cosaporto.it: “Food e gift per stupire”

Tecnologia e wow effect vanno da sempre a braccetto. In questo caso, però, il matrimonio è davvero creativo. “Siamo un sito e un’app di delivery – racconta Marco Arese, Chief Commercial Officer di Cosaporto.it – che seleziona brand di fascia alta nel mondo della pasticceria, dei fiori, dei drink e dei gift con l’idea di creare un’offerta adatta alle occasioni speciali di clienti privati e aziende. Con l’incremento degli eventi e del catering collegato è nato CosaPorto for Business, seconda linea di business della nostra azienda, che vale oggi circa il 50% del fatturato. Da startup, processi e tecnologia ci hanno sempre guidato per scalare mantenendo sempre la stessa qualità e l’intelligenza artificiale ci aiuta molto.

“Recentemente – aggiunge -, in collaborazione con Covision, abbiamo realizzato un proof of concept per l’event manager che deve elaborare un preventivo per un catering e dialogando con il sistema via testo o speech può raccontare le sue esigenze. Abbiamo chiamato questo tool Giorgia e ci aiuta a elaborare le richieste molto velocemente, “pescando” le soluzioni direttamente. A un certo livello facciamo poi intervenire l’operatore, che conclude il preventivo. Stiamo valutando di metterlo live dopo l’estate. Il concetto principale è organizzare eventi memorabili: si può realizzare un’offerta food che stupisca così come lasciare un particolare gift personalizzato.

Senza tralasciare l’aspetto green: “Molto importante è per noi la anche la sostenibilità e abbiamo creato un progetto con Cartaria Italiana per fare un packaging check di quanto esce dai nostri negozi. La tecnologia serve anche a questo”.

Sartirana, Goditilavita.it: “L’intelligenza umana fa la differenza”

Un portale dedicato al tempo libero in attivo, Goditilavita.it, e un ruolo da caporedattrice area Nord di Radio Vacanze, Maria Grazia Sartirana dichiara che “alla fine qualsiasi cosa ha una connotazione turistica” ed entrando nel merito de tema tecnologia, avverte: “Non userei più l’espressione intelligenza artificiale, ma intelligenza umana che fa la differenza. Stiamo parlando di uno strumento che non deve sostituire la persona, ma è piuttosto un aggregatore di dati potente che fa risparmiare tempo. Un’opportunità per sviluppare sistemi che ci diano contatti con il mondo. Anche vedere una persona attraverso un video ci rende comunicativi”.

Per Sartirana esiste una fase ante Covid e una post: “Prima si era tutti sul pezzo e in azienda, oggi lavoriamo da casa e questo fatto ci rende più ricettivi e meno esposti a livello umorale”. Poi si chiede: “Perché demonizzare a monte i nuovi sistemi? L’Ai è un supporto all’umana professione sempre – si risponde – ed è in grado di aggregare sempre più dati”. Va da sé che con un partner di lavoro come la tecnologia, un’associazione come Goditilavita ha un ruolo nella gestione del nuovo tempo libero delle persone.

Sul fronte comunicativo, infine, anche la realtà aumentata o virtuale può essere utile per valorizzare la partecipazione agli eventi: “Si possono fornire dei supporti video rispetto a quello che è successo durante i congressi e fare in modo che la realtà virtuale, attraverso le immagini, descriva il luogo in cui si trova il partecipante. Rilasciare un filmato, un ricordo di quella che è stata l’esperienza degli attendees, può consentire di rivivere con più emozione l’evento stesso”.

Reverenna, Fiavet Veneto: “Ai evoluzione dell’offerta turistica”

“Siamo parte di una filiera complessa – ha spiegato Giancarlo Reverenna, Presidente Fiavet Veneto Confcommercio – che necessita di costante dialogo per capire le dinamiche, l’evoluzione e come gli operatori si debbano adoperare per la soddisfazione del cliente o dell’ospite. L’adozione dell’intelligenza artificiale, così come tutti gli strumenti tramite i quali svolgiamo il nostro lavoro, è inevitabile“.

Reverenna accende però il riflettore anche sul fattore economico: “I micro-operatori legati al territorio, che si relazionano costantemente di persona con tutti i loro fornitori di servizi, per questioni di semplicità operativa hanno spesso difficoltà ad adottare rapidamente le nuove tecnologie. Hanno anche meno risorse e questo comporta la necessità di aggregazione e di una relazione con gli ambiti istituzionali per sviluppare queste implementazioni”.

“Il cambiamento dei budget post Covid – prosegue – ha sviluppato diverse dinamiche e, come Fiavet, invitiamo gli associati a fare networking mettendosi in relazione con i nostri Dmc e con i nostri tour operator. Non è solamente una questione commerciale, bensì la presenza sul territorio di determinati operatori è in grado di portare valore esperienziale. Strumenti, come l’Ai, sono entrati nella quotidianità, sono elementi di filiera come la professionalità di ciascuno in base alle proprie competenze“.

E conclude: “L’intelligenza artificiale, oltre a essere uno strumento di evoluzione dell’offerta turistica nell’interazione con la domanda, deve però avere anche un valore etico, perché questo significa creare uno sviluppo positivo e proattivo per le persone che insistono nel territorio”.

Laura Dominici e Paola Olivari