Il recente rapporto The State of Corporate Travel & Expense 2026 – Optimizing T&E programs to maximize growth opportunities redatto da Skift e Navan ha esaminato tendenze e proiezioni del business travel per l’anno appena iniziato.

In particolare, è emerso come la fiducia sia ritornata a crescere e il riconoscimento del valore strategico dei viaggi d’affari abbia raggiunto uno dei livelli più alti di sempre. Le aziende considerano infatti la mobilità come una leva concreta di sviluppo, relazione e crescita commerciale.

Parallelamente, resta elevata la frustrazione nei confronti delle attuali soluzioni di gestione di viaggi e spese. Molte aziende dichiarano di confrontarsi con criticità operative ricorrenti, tra cui bassi livelli di compliance e processi poco efficienti, che rallentano l’adozione di modelli più evoluti.

Tra le motivazioni principali che spingono oggi i dipendenti a viaggiare per lavoro, il deal-making è tornato stabilmente nella top three. Gli incontri in presenza si confermano centrali nelle attività di sviluppo del business, negoziazione e consolidamento delle relazioni professionali.

I costi frenano gli aggiornamenti

Permane una certa resistenza al cambiamento o all’aggiornamento degli strumenti di travel ed expense management. Il costo rappresenta, anche quest’anno, la prima ragione per cui molte aziende scelgono di non sostituire le soluzioni esistenti, anche quando non pienamente soddisfacenti.

I responsabili t&e mostrano invece una crescente consapevolezza del valore delle soluzioni in tempo reale, in particolare per funzionalità legate alla rendicontazione delle spese e all’analisi dei dati. La capacità di disporre di informazioni aggiornate e fruibili immediatamente viene percepita come un fattore chiave di controllo e ottimizzazione.

Infine, emerge con forza come le aziende potrebbero ottenere benefici significativi adottando una visione più olistica dell’ecosistema t&e, superando l’approccio frammentato tra strumenti, fornitori e processi, per arrivare a una gestione integrata, più efficiente e orientata al valore.

Comprendere il sentiment

“La crescita del business è un obiettivo che sento citare sempre più spesso da clienti, prospect e dirigenti – afferma – Kim Hamer, chief travel advisory officer Navan -. Tutti sanno che gli incontri in presenza sono fondamentali per raggiungere i propri obiettivi e stanno investendo di conseguenza. Il problema è, però, che troppe soluzioni di gestione di viaggi e spese non stanno evolvendo abbastanza rapidamente per supportare questo obiettivo. L’Ai e altre innovazioni semplificano ogni aspetto, dall’assistenza ai viaggiatori alla riconciliazione delle spese, aiutando migliaia di aziende a ridurre i costi e a scalare il proprio business. Per farlo in modo efficace è però essenziale comprendere il sentiment attuale su viaggi e spese”.

Continua la crescita

L’importanza dei viaggi d’affari ha raggiunto nel 2025 il livello più alto degli ultimi sette anni, da quando Skift e Navan conducono la loro indagine annuale. Un segnale chiaro di come il Bt sia tornato a essere considerato una leva strategica per le aziende, non una voce comprimibile di costo.

Secondo i business traveler intervistati, il 90% considera il viaggio di lavoro un investimento essenziale o un costo necessario per il business, in aumento di 8 punti percentuali rispetto al report dello scorso anno. Un dato che conferma il rafforzamento della percezione del valore del viaggio in presenza nei processi aziendali.

La centralità degli incontri fisici emerge anche dal fatto che l’84% degli intervistati ritiene che le riunioni in presenza siano sempre più efficaci di quelle virtuali, con una crescita di 2 punti percentuali su base annua. Un’indicazione che rafforza il ruolo del face to face nelle attività di relazione, negoziazione e sviluppo commerciale.

A supporto di questo trend, quasi un viaggiatore su due (48%) dichiara di aver effettuato sei o più trasferte negli ultimi dodici mesi, in netto aumento rispetto al 40% registrato nei due anni precedenti. Un dato che fotografa una ripresa strutturale dei volumi di viaggio, più che un semplice rimbalzo post-pandemico.

Il deal-making centrale

Dopo anni in cui le riunioni virtuali sono state considerate sufficienti per portare a termine trattative e accordi, il deal-making torna a essere una delle principali motivazioni che spingono i dipendenti a viaggiare per lavoro. È quanto emerge dai dati 2025–2026, che segnano un cambio di passo rispetto al periodo post-2020.

Negli anni successivi alla pandemia, molti business traveler avevano dichiarato che le sale riunioni virtuali erano “abbastanza efficaci” per convincere i clienti a firmare contratti e accordi. Con il ritorno progressivo dei cosiddetti road warrior, però, chiudere un deal di persona è riemerso come una leva determinante, soprattutto nelle fasi decisive della negoziazione.

Questa tendenza si riflette anche nella classifica delle cinque principali ragioni per cui i dipendenti hanno vaiggiato e viaggeranno nel 2025-2026. Al primo posto si colloca il viaggio legato alla gestione dei clienti, seguito dalla necessità di chiudere un accordo commerciale. Completano il quadro la volontà di avviare nuove relazioni di business, la partecipazione a conferenze ed eventi come team o gruppo di lavoro e, infine, l’esigenza di rafforzare relazioni commerciali già consolidate.

Nel complesso, i dati confermano come il valore del contatto diretto stia tornando a prevalere nelle strategie commerciali delle aziende, ridimensionando il ruolo esclusivo degli strumenti digitali a favore di un modello più equilibrato tra presenza fisica e interazione virtuale.

Non solo team bonding

Il viaggio di gruppo sta assumendo un ruolo sempre più strategico nel panorama del business travel, andando ben oltre le tradizionali attività di team building. I dati mostrano come le trasferte collettive siano sempre più orientate a formazione, networking e pianificazione strategica, soprattutto in contesti di lavoro distribuiti e ibridi.

Secondo l’indagine, l’86% dei business traveler dichiara che nel corso dell’anno viaggerà più spesso in gruppo rispetto al passato, in crescita rispetto al 73% registrato lo scorso anno. Un dato che conferma una crescente esigenza di momenti di confronto in presenza, condivisi tra colleghi e team.

Accanto agli aspetti relazionali e di apprendimento, emerge con forza anche la necessità di riunire workforce distribuite per attività di pianificazione strategica. In questo contesto, il 72% dei viaggiatori afferma che parteciperà ad almeno due offsite nel prossimo anno, mentre uno su sei prevede di prenderne parte ad almeno quattro.

Nel complesso, il trend evidenzia come il viaggio di gruppo stia diventando uno strumento operativo chiave per rafforzare allineamento, visione comune e capacità decisionale delle organizzazioni, confermando il valore del contatto diretto anche in un contesto di lavoro sempre più digitale e decentralizzato.

Le principali criticità

Cresce l’attenzione verso una serie di fattori di stress che incidono direttamente sull’esperienza di viaggio di lavoro. Se è vero che elementi come il meteo non sono controllabili, è altrettanto vero che programmi t&e ben strutturati possono ridurre in modo significativo molte criticità operative.

In cima alle preoccupazioni si collocano le disruption come voli cancellati, ritardi e condizioni meteo avverse. Si tratta del problema più citato, indicato dal 49% degli intervistati, a conferma di quanto l’affidabilità operativa resti una priorità per chi viaggia per lavoro.

Segue la richiesta di informazioni tempestive sui cambiamenti nelle procedure di viaggio, segnalata dal 41% dei business traveler. La necessità di comunicazioni chiare e in tempo reale emerge come un fattore chiave per ridurre incertezza e stress durante le trasferte.

Al terzo posto figura l’esigenza di aggiornamenti frequenti sulle nuove policy aziendali di viaggio, indicata dal 23% degli intervistati. Un dato che evidenzia quanto la complessità normativa e interna richieda un presidio informativo costante.

Tra le altre criticità segnalate compaiono il mantenimento della salute durante il viaggio (19%), la comprensione delle policy t&e aziendali (15%) e la necessità di chiarire regole e requisiti di ingresso, come visti e documentazione (13%).

Chiude la classifica un tema operativo tutt’altro che marginale, l’anticipo delle spese di viaggio con carta di credito personale, indicato dall’11% dei rispondenti, che continua a rappresentare un elemento di frizione tra dipendenti e aziende.

Nel complesso, il quadro restituisce l’immagine di un business travel sempre più esigente in termini di supporto, comunicazione e semplificazione dei processi, confermando il ruolo strategico dei programmi t&e nel migliorare l’esperienza del viaggiatore e l’efficienza aziendale.

Paola Olivari