Dai preventivi alle proposte su misura, l’intelligenza artificiale generativa può velocizzare il lavoro delle agenzie di viaggio. Ma incollare in una chat informazioni ricevute da clienti o fornitori significa affidarle a un servizio esterno. Prima di premere invio, bisogna sapere che fine fanno i dati, cosa prevede il contratto con il provider e cosa si può condividere.
Dove finiscono le conversazioni
Quando si usa un assistente di intelligenza artificiale, le informazioni inserite vengono elaborate dal servizio scelto. Quanto restano le conversazioni, se servono ad addestrare i modelli e se si possono cancellare dipende dal fornitore, dal prodotto e dalle impostazioni dell’account. Prima di usare uno strumento nel lavoro quotidiano, bisogna leggere le condizioni del servizio e verificare le impostazioni relative alla privacy. Anche la disattivazione dell’uso dei dati per l’addestramento non sempre cancella subito le conversazioni dai sistemi del provider. Succede ogni giorno: quando si prepara un preventivo, si rielabora una richiesta di viaggio, si costruisce un itinerario o si sintetizza una comunicazione commerciale. Se il materiale contiene nomi, recapiti, preferenze personali o dettagli relativi a una prenotazione, l’agenzia deve valutare se serva davvero condividerlo con un servizio esterno.
Cosa chiede il Gdpr
Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (Gdpr) impone di individuare le responsabilità e le basi giuridiche del trattamento, oltre a rispettare i principi di minimizzazione e sicurezza. Di norma l’agenzia è titolare del trattamento e il fornitore tecnologico è responsabile, ma i ruoli dipendono dal trattamento effettivo e dal contratto. La scelta di un piano professionale non garantisce, da sola, la conformità alla normativa. Bisogna verificare le condizioni contrattuali, i tempi di conservazione, le misure di sicurezza, l’eventuale coinvolgimento di subfornitori e i trasferimenti di dati al di fuori dello Spazio economico europeo.
Tre regole per le agenzie di viaggio
La prima è applicare il principio di minimizzazione: inserire soltanto le informazioni indispensabili per ottenere il risultato. Per rielaborare una proposta, per esempio, spesso non serve includere nome, telefono, indirizzo e altri dati identificativi del cliente.
La seconda è distinguere tra pseudonimizzazione e anonimizzazione. Sostituire il nome con un codice riduce il rischio, ma non rende automaticamente anonimo il contenuto: se la persona può essere identificata attraverso altre informazioni, i dati restano personali. La terza riguarda la riservatezza commerciale. Contratti, tariffe nette, condizioni negoziate con i fornitori, accordi con i tour operator e informazioni sui clienti hanno valore competitivo. Per condividerli servono regole interne chiare, anche quando non si tratta di dati personali.
Cosa cambia con l’Ai Act
Dal 2 agosto 2026 si applicano gli obblighi di trasparenza previsti dall’articolo 50 del regolamento europeo sull’intelligenza artificiale, con alcune eccezioni. Non significa dichiarare che ogni testo è stato scritto con l’Ai: dipende dal tipo di sistema e da cosa si pubblica. C’è poi l’alfabetizzazione sull’intelligenza artificiale, già prevista dal regolamento. Formare il personale significa anche stabilire quali strumenti si possono usare, quali dati si possono inserire e quando serve un controllo umano. Per le agenzie di viaggio si tratta di usare l’Ai senza perdere il controllo delle informazioni. Una procedura interna, strumenti valutati in anticipo e la revisione dei risultati possono ridurre i rischi. La velocità nella preparazione di offerte e comunicazioni è un vantaggio operativo; la tutela dei dati di clienti e fornitori resta una responsabilità dell’impresa.
Andrea Ponzano
